ما هو GDPR ولماذا يجب أن تهتم؟
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) هي قانون حماية البيانات الشامل في أوروبا. ينطبق على كل عمل تجاري يعالج البيانات الشخصية لسكان الاتحاد الأوروبي -- بغض النظر عن مقر العمل.
إذا كان لديك موظفون أو عملاء أو موردون -- فأنت تعالج بيانات شخصية. الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وتفاصيل الراتب والأرقام الضريبية -- كلها بيانات شخصية محمية بموجب GDPR.
أين توجد البيانات الشخصية في وثائقك؟
البيانات الشخصية موجودة في كل مكان في الوثائق التجارية:
- عقود العمل -- الاسم والعنوان ورقم الهوية والراتب
- الفواتير -- اسم الشركة والرقم الضريبي والعنوان وجهة الاتصال
- ملفات الموارد البشرية -- بيانات شخصية كاملة للموظفين
- العروض وأوامر الشراء -- تفاصيل اتصال العميل
- المراسلات البريدية -- الأسماء والعناوين ومحتوى الاتصالات
- السجلات الطبية -- بيانات صحة الموظفين (فئة خاصة)
5 التزامات رئيسية لـ GDPR في إدارة الوثائق
1. تقليل البيانات
يجوز لك فقط جمع البيانات التي تحتاجها فعلًا. لا تطلب رقم الهوية عندما تحتاج عنوان بريد إلكتروني فقط. ينطبق هذا على الوثائق أيضًا -- لا تخزن وثائق تحتوي على بيانات شخصية لفترة أطول من اللازم.
2. قيود التخزين
يجوز الاحتفاظ بالبيانات الشخصية فقط طالما كانت ضرورية لغرضها. عندما تنتهي فترة الاحتفاظ القانونية للوثيقة -- يجب حذفها أو إخفاء هويتها.
يساعدك نظام DMS في تتبع المواعيد النهائية تلقائيًا وحذف الوثائق في الوقت المناسب.
3. أمن البيانات
يجب تنفيذ "تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة" لحماية البيانات. هذا يعني:
- تشفير الوثائق التي تحتوي على بيانات شخصية
- التحكم في الوصول -- فقط الأشخاص المخولون يمكنهم الوصول
- التسجيل -- من وصل لأي بيانات ومتى
- النسخ الاحتياطي -- الحماية من فقدان البيانات
4. حق الوصول وحق المحو
لكل فرد الحق في طلب:
- ما البيانات التي تحتفظ بها عنه
- نسخة من تلك البيانات
- حذف جميع بياناته ("حق النسيان")
بدون نظام DMS، يمكن أن يستغرق العثور على جميع الوثائق التي تحتوي على بيانات شخص واحد أيامًا.
5. سجلات أنشطة المعالجة
يجب الاحتفاظ بسجلات لجميع أنشطة معالجة البيانات الشخصية. يشمل هذا الوصول إلى الوثائق التي تحتوي على بيانات شخصية.
غرامات GDPR
| المخالفة | الغرامة القصوى |
|---|---|
| تدابير حماية بيانات غير كافية | 10 مليون يورو أو 2% من الإيرادات السنوية |
| معالجة غير قانونية / خرق بيانات | 20 مليون يورو أو 4% من الإيرادات السنوية |
| عدم الإبلاغ عن خرق بيانات | 10 مليون يورو أو 2% من الإيرادات السنوية |
| تجاهل حقوق أصحاب البيانات | 20 مليون يورو أو 4% من الإيرادات السنوية |
كيف يساعد نظام DMS في امتثال GDPR
صُمم Arhivix مع حماية البيانات مدمجة:
- تشفير AES-256 -- جميع الوثائق مشفرة أثناء التخزين والنقل
- تحكم دقيق في الوصول -- حدد من يمكنه رؤية كل وثيقة
- سجل تدقيق كامل -- كل وصول للوثائق يُسجل
- فترات احتفاظ تلقائية -- الوثائق تُعلّم للحذف عند انتهاء الفترة القانونية
- بحث بالشخص -- اعثر على جميع الوثائق المتعلقة بفرد واحد في ثوانٍ
- إقامة البيانات في الاتحاد الأوروبي -- البيانات مخزنة على خوادم AWS في أوروبا
الخاتمة
امتثال GDPR ليس اختياريًا -- إنه التزام قانوني بعقوبات شديدة. الوثائق هي المصدر الأكثر شيوعًا للبيانات الشخصية في الشركات، وإدارتها بشكل صحيح هي مفتاح الامتثال.
مع Arhivix، حماية البيانات مدمجة في النظام -- لا تحتاج للتفكير فيها لأن كل شيء يحدث تلقائيًا.
