كم من الوقت تضيعه على العمل اليدوي للوثائق؟
يقضي الموظف المكتبي العادي 40% من وقت عمله على مهام متعلقة بالوثائق: التسمية والفرز والإرسال للموافقة والأرشفة والبحث. معظم هذه المهام متكررة ويمكن أتمتتها.
أتمتة الوثائق لا تعني استبدال الناس بالآلات -- بل تعني تحرير الناس من العمل الممل حتى يتمكنوا من التركيز على المهام التي تتطلب فعلًا ذكاءً بشريًا.
ما الذي يمكن أتمتته؟
1. تسمية الملفات التلقائية
بدلًا من أن يسمي كل موظف الملفات كما يشاء، يمكن لنظام DMS تسمية الوثائق تلقائيًا بناءً على قواعد محددة مسبقًا:
- فاتورة مرفوعة تصبح
2026-02-14_invoice_client-ABC_001.pdf - عقد ممسوح ضوئيًا يصبح
2026-02-14_contract_supplier-XYZ.pdf
يتعرف الذكاء الاصطناعي على نوع الوثيقة ويستخرج البيانات الرئيسية (التاريخ واسم العميل والمبلغ) تلقائيًا.
2. التصنيف التلقائي
عند رفع وثيقة، يحللها الذكاء الاصطناعي ويضعها تلقائيًا في المجلد المناسب:
- فاتورة تذهب إلى المالية / الفواتير / 2026 / فبراير
- عقد عمل يذهب إلى الموارد البشرية / العقود / النشطة
- إشعار تسليم يذهب إلى اللوجستيات / إشعارات التسليم / 2026
لا مزيد من نقل الملفات يدويًا من مجلد التحميلات.
3. سير عمل الموافقات
العديد من الوثائق تتطلب موافقة قبل أن تصبح نهائية: العروض والعقود وأوامر الشراء. سير العمل الآلي:
- الموظف ينشئ/يرفع وثيقة
- النظام يرسلها تلقائيًا للمدير للموافقة
- المدير يوافق أو يعيدها للمراجعة (بنقرة واحدة)
- الوثيقة تُوقع وتُؤرشف تلقائيًا
- جميع المعنيين يحصلون على إشعار
لا مزيد من "أرسل لي الوثيقة بالبريد الإلكتروني لأوقعها" -- كل شيء يحدث داخل النظام.
4. الأرشفة التلقائية
الوثائق الأقدم من X شهر تنتقل تلقائيًا من المجلدات النشطة إلى مجلدات الأرشيف. الوثائق المنتهية فترة احتفاظها القانونية تُعلّم تلقائيًا للحذف.
5. الإشعارات التلقائية
يمكن لنظام DMS إخطارك تلقائيًا عندما:
- عقد ينتهي خلال 30 يومًا -- وقت التجديد
- فاتورة لم تُدفع منذ 15 يومًا -- وقت التذكير
- وثيقة تنتظر الموافقة منذ أكثر من 3 أيام -- تصعيد
- فترة احتفاظ تنتهي -- مراجعة قبل الحذف
العائد على الاستثمار من أتمتة الوثائق
| المهمة | يدوي (شهريًا) | مؤتمت | التوفير |
|---|---|---|---|
| التسمية والفرز | ~15 ساعة | 0 ساعات | 15 ساعة |
| البحث عن الوثائق | ~20 ساعة | ~ساعة واحدة | 19 ساعة |
| سير عمل الموافقات | ~10 ساعات | ~ساعة واحدة | 9 ساعات |
| الأرشفة | ~5 ساعات | 0 ساعات | 5 ساعات |
| المجموع | 50 ساعة | ساعتان | 48 ساعة |
لشركة من 10 موظفين، هذا يعني 480 ساعة شهريًا -- أو 3 مناصب بدوام كامل.
كيف تبدأ مع الأتمتة
- حدد المهام المتكررة -- ماذا يفعل فريقك يوميًا مع الوثائق؟
- حدد القواعد -- كيف يجب تسمية الوثائق وفرزها والموافقة عليها؟
- اختر نظام DMS مع أتمتة -- ليس كل DMS لديه هذه الميزات
- ابدأ بعملية واحدة -- مثل التصنيف التلقائي للفواتير
- توسع تدريجيًا -- أضف سير العمل والإشعارات والأرشفة
الخاتمة
أتمتة الوثائق ليست المستقبل -- إنها المعيار الذي يستخدمه منافسوك بالفعل. كل ساعة يقضيها موظفوك في تسمية الوثائق وفرزها والبحث عنها يدويًا هي ساعة يمكنهم قضاؤها في عمل يخلق قيمة فعلية.
يؤتمت Arhivix 90% من العمل اليدوي للوثائق من اليوم الأول -- ارفع وثيقة والذكاء الاصطناعي يتولى الباقي.
