يدخل المستند من باب واحد ويصل بنفسه إلى الأشخاص المناسبين.
بريد إلكتروني أو هاتف أو البرامج التي تستخدمها أصلًا أو ملف تسحبه إلى النافذة: يتعرّف النظام على ما وصل، ويستخرج البيانات والموعد، ويحوّله إلى الشخص الذي يتولاه، ويحفظه في المكان الذي حدّدته. عملية موزّعة على خمسة برامج تصير مسارًا واحدًا.
كيف يبدو هذا المسار
خمس خطوات تحدث دون أن يقودها أحد. كل واحدة منها يؤديها اليوم شخص، في برنامج مختلف، من ذاكرته.
تدخل المستندات من بريد الشركة، ومن الهاتف عبر المسح الضوئي، ومن البرامج التي تستخدمها أصلًا، أو بسحبها إلى النافذة. لا تُدخل البيانات نفسها مرتين، ولا يبقى مرفق منسيًا في صندوق بريد أحدهم.
يقرأ النظام ما وصل: نوع المستند والشريك والمبلغ والرقم والتاريخ. وفي إيصال برمز QR تالف، تُستعاد البيانات من النص.
يحصل المستند على اسم وفئة ومكان في هيكل الشركة. وملف الموضوع الواحد يجمع العقد وملاحقه والفواتير والمراسلات، فيصير البحث بالمحتوى لا بالاسم الذي اختاره أحدهم عند حفظ المستند.
قاعدة تضبطها مرة واحدة ترسل المستند إلى الشخص الذي يتولاه وتذكّره بالموعد. الفاتورة تذهب إلى المحاسب، والعقد إلى التوقيع، وإشعار انتهاء الصلاحية إلى المالك.
كل وصول وكل تعديل يبقى في سجل التدقيق، وتُتابع مدة الاحتفاظ حسب فئة المستند، وتعيش الملفات في سحابة Arhivix أو في تخزين S3 الخاص بك.
الغاية ليست مستندًا مرتبًا بل نظامًا يعمل من دونك.
تضبط المسار مرة واحدة ثم يمضي وحده. وعلى لوحة التحكم ترى ما وصل، وأين يقف، ومن ينتظر، فتعرف في كل لحظة كيف تعمل شركتك فعلًا.
لا يستبدل Arhivix الأدوات التي تستخدمها بالفعل. بل يعمل إلى جانبها.
المسار نفسه، أوراق مختلفة
كل شركة تعمل بالمستندات تعاني المشكلة نفسها: تصل الورقة، فيقيّدها أحدهم من ذاكرته، ويصير كل شيء معلقًا بذلك الشخص. وهذا ما يعنيه المسار عمليًا.
اختر مجال عملك
الـ ERP يرى الإيجار، لا البند
البند 14.2: يجوز للمستأجر ممارسة خيار الإنهاء اعتبارًا من 30 يونيو 2027، بشرط إشعار خطي مدته تسعة أشهر وعدم وجود خرق جوهري.
إذا لم يكن قطاعك في القائمة، فالمسار نفسه: استلام، وتعرّف، وفرز، وأشخاص ومواعيد، وأثر.
اضبط مسار شركتك
اربط بريد الشركة ويمر أول مستند عبر النظام خلال دقائق. 14 يومًا مجانًا، بدون بطاقة.
جرّب مجانًا