Sirketler Neden Google Drive Kullaniyor
Google Drive ucretsiz (15 GB'a kadar), basit ve Gmail ile entegre oldugu icin populerdir. Sunumlar ve tablolar paylasan kucuk ekipler icin tamamen yeterlidir.
Ancak sirketiniz buyudugunde, duzenleyici gereksinimler ortaya ciktiginda, belgeler operasyonlar icin kritik hale geldiginde -- Google Drive sinirlamalarini gosterir.
Google Drive'in DMS'yi Degistiremeyecegi 7 Neden
1. PDF ve Taranmis Belgeler Icin Surum Kontrolu Yok
Google Drive, Google Docs, Sheets ve Slides icin surum kontrolune sahiptir. Ancak is belgelerinin %90'ini olusturan PDF'ler, Word dosyalari, Excel tablolari ve taranmis belgeler icin surum kontrolu yoktur. Biri yanlislikla bir dosyayi silerse veya ustune yazarsa, orijinal kaybolur.
2. Arama PDF Icerigini Anlamaz
Google Drive, Google belgelerindeki metni arayabilir, ancak PDF dosyalari icin arama sadece dosya adlarinda calisir. Taranmis belgeler tamamen aranamazdir. OCR ve yapay zeka aramasina sahip bir DMS, taramalarda bile icerigi bulur.
3. Saklama Sureleri Yok
Google Drive, bir faturanin 7 yil veya bir is sozlesmesinin fesihten sonra 6 yil saklanmasi gerektigini bilmez. DMS, yasal saklama surelerini otomatik olarak takip eder ve sure dolmadan once sizi uyarir.
4. Ayrintili Erisim Kontrolu Sinirli
Google Drive klasor veya dosya bazinda paylasima sahiptir, ancak buyuk ekipler icin bu hizla pratik olmaktan cikar. DMS rol tabanli erisim kontrolune (RBAC) sahiptir -- roller tanimlayin (muhasebeci, mudur, surucu) ve her rol otomatik olarak uygun belgelere erisim kazanir.
5. Denetim Izi Yok
Belgeyi kim acti? Kim degistirdi? Ne zaman? Google Drive temel gecmisi tutar ancak vergi denetimleri ve duzenlleyici incelemeler icin gereken ayrintili denetim izini saglamaz. DMS her islemi kayit altina alir.
6. Elektronik Imzalama Yok
Google Drive'da nitelikli elektronik imzalama icin yerlesik bir fonksiyon yoktur. Ucuncu taraf bir arac (DocuSign, Adobe Sign) kullanmali ve dosyalari manuel olarak ileri geri aktarmalisiniz. Arhivix gibi bir DMS'de eSign entegre -- sistemden cikmadan belgeleri imzalayin.
7. Otomatik Kategorilendirme Yok
Google Drive'da organizasyon %100 manueldir -- klasorler olusturursunuz, dosyalari tasirsiniz, belgeleri adlandirirsiniz. Yapay zekali bir DMS, belgeleri yuklediginiz anda otomatik olarak kategorize eder.
Ayrintili Karsilastirma
| Ozellik | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| PDF icerik aramasi | Sinirli | Yapay Zeka + OCR aramasi |
| Taranmis belgeler | Aranamaz | OCR ile aranabilir |
| PDF surum kontrolu | Hayir | Evet -- tam gecmis |
| Saklama sureleri | Hayir | Otomatik takip |
| Elektronik imza | Hayir (ucuncu taraf) | Entegre NEI + zaman damgasi |
| Otomatik kategorilendirme | Hayir | Yapay zeka kategorilendirme |
| Denetim izi | Temel | Ayrintili denetim kaydi |
| Mevzuat uyumlulugu | Kismi | Tam (GDPR, eIDAS) |
| Fiyat (10 kullanici) | ~70 EUR/ay (Business) | 25 EUR/ay'dan baslayan |
Google Drive Ne Zaman Yeterlidir?
Google Drive su durumlarda tamamen uygundur:
- 5'ten az calisaniniz var
- Duzenlenenmis belgelerle calismiyorsunuz (faturalar, sozlesmeler, irsaliyeler)
- Elektronik imzaya ihtiyaciniz yok
- Belgeler operasyonlariniz icin kritik degil
Diger herkes icin -- DMS gereklidir.
Google Drive'dan DMS'ye Nasil Gecersiniz
Gecis dusundugunuzden daha basittir:
- Google Drive'dan tum dosyalari disа aktarin (Google Takeout veya senkronizasyon)
- Arhivix'e aktarin -- otomatik kategorilendirme ile toplu yukleme
- Yapay zeka aramasi tum belgeleri aninda indeksler
- Erisimi ayarlayin -- kimin neyi gorebilecegini tanimlayin
- Google Workspace'i iptal edin (veya sadece e-posta icin tutun)
Sonuc
Google Drive tatil fotolari paylasmak icin harika. Ancak yasal saklama gereksinimleri olan, imza gerektiren ve aranabilir olmasi gereken is belgeleri icin -- gercek bir DMS'ye ihtiyaciniz var.
Arhivix'e gecin ve ciddi is icin kisisel dosya aracini kullanmayi birakin.
