Rasto de Auditoria -- Porque o Registo de Acesso a Documentos E Obrigatorio
Quem acedeu ao documento? Quem o modificou? Quem o eliminou? Sem um rasto de auditoria, nao tem respostas para estas perguntas.
O Que E um Rasto de Auditoria?
Um rasto de auditoria e um registo automatico de todas as atividades relacionadas com documentos: quem acedeu, quem modificou, quem descarregou, quem eliminou, quando e a partir de que localizacao. E a "caixa negra" do seu sistema de gestao documental.
Porque E Obrigatorio um Rasto de Auditoria?
- RGPD: deve saber quem acedeu a dados pessoais
- Lei de arquivo: a integridade documental deve ser comprovavel
- Normas ISO: a ISO 27001 exige registo de acessos
- Auditorias fiscais: os inspetores podem exigir prova de que um documento nao foi alterado
O Que Regista um Rasto de Auditoria?
| Atividade | Dados Registados |
|---|---|
| Acesso a documento | Utilizador, hora, endereco IP |
| Modificacao de documento | Utilizador, hora, o que foi alterado |
| Descarregamento | Utilizador, hora, formato de descarregamento |
| Eliminacao | Utilizador, hora, razao (se fornecida) |
| Partilha | Utilizador, destinatario, nivel de acesso |
Exemplos Praticos
Exemplo 1: Um colaborador afirma que nunca viu o contrato -- o rasto de auditoria mostra que abriu o documento 3 vezes.
Exemplo 2: Um inspetor solicita prova de que uma fatura nao foi alterada -- o rasto de auditoria confirma a integridade desde o momento da criacao.
Conclusao
O Arhivix regista automaticamente cada atividade sobre documentos. Registos completos de acesso, modificacao e eliminacao -- sem trabalho extra. Conformidade legal incluida. Experimente gratuitamente.
