Introducao: Porque Estao a Ser Introduzidas as Guias de Remessa Eletronicas?
A partir de 2026, a Servia inicia a implementacao gradual da Lei sobre Guias de Remessa Eletronicas. O objetivo e registar o movimento de mercadorias digitalmente, de forma mais rapida e precisa, com automatizacao total do rastreamento de transporte. Em vez de papel, carimbos e preenchimento manual, cada envio de mercadorias sera acompanhado por um documento eletronico que passa por um sistema estatal central.
Esta e uma das maiores digitalizacoes nos negocios no nosso pais e afeta diretamente quase todas as empresas que enviam, recebem ou transportam mercadorias. Segue a mesma logica das faturas eletronicas obrigatorias introduzidas atraves do sistema SEF.
O Que e uma Guia de Remessa Eletronica?
Uma guia de remessa eletronica e um documento digital que acompanha as mercadorias durante o transporte. Deve ser criada, enviada e recebida atraves do sistema estatal oficial, num formato estruturado que permite o processamento automatico.
Contem dados essenciais, tais como:
- Quem esta a enviar as mercadorias
- Quem esta a receber as mercadorias
- O que esta a ser enviado e em que quantidade
- Hora e local de partida
- Hora e local de entrega
- Quem e o transportador
- Codigo QR para verificacao
O objetivo do sistema e proporcionar um rastreamento transparente e sempre disponivel do movimento de mercadorias, sem manipulacao ou erros.
Quem e Obrigado a Enviar Guias de Remessa Eletronicas?
A obrigacao aplica-se a:
- Entidades do setor privado (contribuintes de IVA e empresas que participam no despacho de mercadorias)
- Entidades do setor publico
- Operadores de transporte (quando mantem registos em nome de clientes)
- Transportadores (para recolha e apresentacao de guias de remessa durante inspecoes)
Os individuos que nao exercem atividades empresariais nao estao abrangidos pela lei. As empresas de logistica estao entre as mais afetadas por esta regulamentacao.
Quando Entram em Vigor as Obrigacoes?
De acordo com a lei e as suas alteracoes:
- Para o setor publico -- a partir de 1 de janeiro de 2026
- Para o setor privado relativamente a produtos sujeitos a impostos especiais -- a partir de 1 de janeiro de 2026
- Para o setor privado em todo o comercio de mercadorias -- a partir de 1 de outubro de 2027
Portanto, todas as empresas na Servia terao de mudar para o sistema de guias de remessa eletronicas ate outubro de 2027, o mais tardar.
Quando Nao e Necessaria uma Guia de Remessa Eletronica?
A lei preve varias excecoes. Uma guia de remessa nao e necessaria em situacoes como:
- Fornecimento de agua, eletricidade, gas e bens semelhantes atraves de redes
- Comercio a retalho (um recibo fiscal e suficiente)
- Entregas dentro da mesma entidade publica
- Devolucao de mercadorias utilizando o mesmo veiculo de transporte
- Entregas no ambito de ensaios clinicos aprovados
Isto simplifica significativamente as operacoes para lojas de retalho e partes do sistema publico.
Como e o Processo na Pratica?
- O remetente cria uma guia de remessa eletronica no sistema.
- O transportador recolhe a guia de remessa atraves do sistema ou recebe uma exibicao QR impressa se nao for utilizador do sistema.
- O destinatario confirma a rececao fisica das mercadorias no prazo de 3 dias uteis apos a entrega.
- Depois aceita ou rejeita a guia de remessa no prazo de 8 dias.
Se o destinatario nao enviar uma confirmacao de rececao:
- Para o setor publico -- as mercadorias sao consideradas aceites
- Para o setor privado -- as mercadorias sao consideradas rejeitadas
Isto garante que o movimento de mercadorias e registado sem atrasos e que cada parte tem uma responsabilidade clara.
E Se o Sistema Estiver em Baixo ou Nao Houver Internet?
A lei preve tambem esta possibilidade: uma empresa pode utilizar temporariamente uma guia de remessa em papel com autocolante holografico emitido pelo Instituto Nacional de Impressao de Notas.
Quando a internet ou o sistema forem restaurados, a empresa e obrigada a introduzir todos os dados no sistema ate ao dia util seguinte, o mais tardar.
O Que Isto Significa para as Empresas na Pratica?
1. Menos Papel, Mais Negocios Digitais
As guias de remessa em papel estao a ser substituidas por um sistema automatizado. As empresas precisam de adaptacao tecnica: software, formacao de funcionarios, ligacao de internet fiavel.
2. Controlo e Transparencia Mais Fortes
O sistema permite ao Estado rastrear o movimento de mercadorias em tempo real. Isto reduz as oportunidades de abuso mas aumenta a responsabilidade das empresas.
3. Penalidades por Incumprimento
Estao previstas penalidades por:
- Envio de guia de remessa fora do prazo prescrito
- Falta de confirmacao de rececao
- Utilizacao indevida de dados
Penalidades para pessoas coletivas: 200.000 a 2.000.000 RSD
Para empresarios: 50.000 a 500.000 RSD
4. Periodo de Ajustamento
De 1 de janeiro a 30 de junho de 2026, os erros no preenchimento de dados nao serao penalizados -- este e um periodo de aprendizagem e otimizacao de processos.
5. Supervisao e Comprovativo de Entrega Mais Simples
Tudo e arquivado digitalmente, facilmente acessivel, sem perda de papeis e sem disputas sobre se as mercadorias foram efetivamente entregues.
O Que Isto Significa para os Cidadaos?
Embora a lei afete principalmente as empresas, os cidadaos obtem varios beneficios indiretos:
- Entregas mais seguras e transparentes
- Menos espaco para a economia paralela
- Processos de aquisicao e entrega mais rapidos e fiaveis
- Melhor protecao do consumidor
Os cidadaos que nao sao empresarios nao tem novas obrigacoes.
Como o Arhivix Ajuda com Guias de Remessa Eletronicas?
A transicao para guias de remessa eletronicas nao tem de ser complicada. O Arhivix ajuda-o a preparar-se e a estar em conformidade com a lei desde o primeiro dia.
Arquivo Automatico de Guias de Remessa
Cada guia de remessa eletronica que cria ou recebe e automaticamente armazenada no sistema Arhivix. Sem transferencias manuais, sem perda de documentos. Tudo num so lugar, organizado e facilmente acessivel.
Rastreamento de Estado em Tempo Real
Veja exatamente onde cada guia de remessa se encontra: se foi enviada, se o transportador recolheu as mercadorias, se o destinatario confirmou a rececao. O historico completo do movimento de mercadorias num so ecra.
Ligacao com Faturas e o Livro de Arquivo
As guias de remessa sao automaticamente ligadas as faturas correspondentes e registadas no livro de arquivo. Quando uma inspecao solicita documentacao, tem tudo pronto: guia de remessa, fatura e registo no livro de arquivo.
Pesquisa por IA
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Conformidade Legal
Armazenamento em duas regioes europeias da AWS, encriptacao AES-256, carimbos temporais. Tudo o que a lei exige, automaticamente garantido.
Conclusao
As guias de remessa eletronicas representam um passo importante na digitalizacao dos negocios na Servia. Embora a transicao exija tempo e preparacao tecnica, a longo prazo trazem menos burocracia, menos erros e processos mais rapidos.
Com o Arhivix, nao tem de se preocupar com a preparacao tecnica. O sistema esta pronto para guias de remessa eletronicas desde o primeiro dia. Experimente gratuitamente durante 14 dias.
