Obrigacao Legal de Nomear uma Pessoa Responsavel
De acordo com o Artigo 9 da Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivisticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020), todo o criador e detentor de material de registo e obrigado a designar uma pessoa responsavel pela protecao de material de registo e materiais de arquivo.
Isto nao e opcional -- e uma obrigacao legal para todas as empresas, empresarios individuais, instituicoes e organizacoes na Serbia.
Quem Pode Ser a Pessoa Responsavel?
A lei nao prescreve qualificacoes especificas, mas na pratica e geralmente:
- Diretor ou proprietario -- mais comum em pequenas empresas
- Colaborador administrativo -- secretario, gestor de escritorio
- Jurista da empresa -- se a empresa tiver um
- Colaborador de arquivo -- em empresas maiores
- Contabilista -- comum na pratica, embora nao seja ideal pois ja tem muitas responsabilidades
E importante que seja uma pessoa empregada na empresa -- nao pode ser uma parte externa (exceto em casos de servicos de arquivo externalizados).
Quais Sao as Funcoes da Pessoa Responsavel?
1. Manutencao do Livro de Arquivo
Preenchimento correto do livro de arquivo ao longo do ano e submissao ao arquivo competente ate 30 de abril.
2. Aplicacao da Lista de Categorias
Classificacao adequada da documentacao de acordo com a Lista de Categorias de Material de Registo adotada.
3. Armazenamento de Documentos
Garantir condicoes de armazenamento adequadas -- sala apropriada, temperatura, protecao contra humidade e incendio.
4. Procedimento de Destruicao
Preparacao de listas de documentacao para destruicao, submissao de pedidos de aprovacao ao arquivo, conducao do procedimento de destruicao.
5. Comunicacao com o Arquivo Competente
Contacto com o arquivo territorialmente competente -- submissao de livros de arquivo, obtencao de aprovacoes, resposta a pedidos.
6. Preparacao para Inspecoes
Manter todos os documentos e registos prontos para qualquer potencial auditoria de inspecao de arquivo.
Como Nomear Formalmente a Pessoa Responsavel
A nomeacao e feita atraves de uma decisao ou resolucao interna assinada pelo diretor ou pessoa autorizada. O documento deve conter:
- Nome completo da pessoa nomeada
- Cargo/funcao
- Data de nomeacao
- Descricao das funcoes
- Base legal (Artigo 9 da Lei)
- Assinatura do diretor e carimbo da empresa
Esta decisao e conservada permanentemente e apresentada a inspecao de arquivo quando solicitada.
E Se a Empresa Nao Tiver uma Pessoa Responsavel Nomeada?
Nao ter uma pessoa responsavel nomeada e uma violacao ao abrigo da Lei. As penalizacoes sao as mesmas que para outras violacoes de arquivo:
- Pessoas coletivas: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Pessoas responsaveis: 5.000 -- 150.000 RSD
Dicas Praticas
- Nomeie alguem que tenha tempo -- esta e uma obrigacao real com tarefas concretas, nao apenas uma formalidade
- Providencie formacao -- os arquivos competentes frequentemente organizam formacao gratuita para pessoas responsaveis
- Utilize software -- um sistema DMS reduz drasticamente a carga de trabalho da pessoa responsavel
- Planeie a substituicao -- se a pessoa responsavel sair da empresa, nomeie imediatamente uma nova
Conclusao
Nomear uma pessoa responsavel pela protecao de material de registo e uma das primeiras obrigacoes de cada empresa ao abrigo da Lei de Arquivo. Esta pessoa e o pilar de todo o sistema de gestao documental.
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