O Que E o Livro de Arquivo e Porque E Obrigatorio?
O livro de arquivo (arhivska knjiga) e um registo legalmente obrigatorio onde toda a pessoa coletiva e empresario individual na Serbia deve registar todo o material documental (registraturski materijal) criado durante as operacoes comerciais. De acordo com a Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivisticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020), toda a empresa deve manter um livro de arquivo e submete-lo ao arquivo competente ate 30 de abril relativamente ao ano anterior.
Muitas empresas desconhecem esta obrigacao ou ignoram-na -- ate que a inspecao de arquivo chega. As multas para pessoas coletivas podem atingir 2.000.000 RSD.
Que Colunas Contem o Livro de Arquivo?
O formulario do livro de arquivo contem as seguintes colunas:
| Coluna | Descricao | Exemplo |
|---|---|---|
| Numero sequencial | Numero de entrada continuo, transita de ano para ano | 1, 2, 3... |
| Data de entrada | Data em que a entrada e registada | 15.01.2026 |
| Ano de criacao | Ano em que a documentacao foi criada | 2025 |
| Marca de classificacao | Codigo da sua Lista de Categorias | 04-02 |
| Conteudo (descricao) | Breve descricao da categoria de documentacao | Faturas emitidas |
| Quantidade | Numero de pastas, caixas ou MB (para eletronico) | 3 pastas |
| Periodo de retencao | Periodo de conservacao segundo a Lista de Categorias | 10 anos |
| Localizacao | Onde a documentacao esta fisicamente/digitalmente armazenada | Prateleira 3, sala de arquivo |
| Observacoes | Informacoes adicionais (destruido, entregue ao arquivo, etc.) | -- |
Passo a Passo: Como Preencher o Livro de Arquivo
Passo 1: Preparar a Lista de Categorias
Antes de comecar a preencher, deve ter uma Lista de Categorias de Material de Registo com Periodos de Retencao adotada. Este documento define todos os tipos de documentacao da sua empresa e durante quanto tempo cada tipo deve ser conservado. A lista deve ser aprovada pelo arquivo competente.
Passo 2: Reunir Toda a Documentacao do Ano
Crie um inventario de toda a documentacao criada ou recebida durante o ano:
- Faturas (recebidas e emitidas)
- Contratos
- Documentacao de recursos humanos
- Demonstracoes financeiras
- Documentacao fiscal
- Correspondencia geral
- Documentacao tecnica
Passo 3: Classificar a Documentacao
Atribua cada documento a categoria apropriada de acordo com a sua Lista de Categorias. Cada categoria recebe a sua marca de classificacao.
Passo 4: Preencher as Colunas
Para cada categoria de documentacao, introduza os dados no livro de arquivo. O numero sequencial continua do ano anterior -- nao comeca do 1 cada ano.
Passo 5: Assinar e Submeter
O livro de arquivo e assinado pela pessoa responsavel pela protecao do material de registo. A submissao e feita ao arquivo territorial competente (ex.: Arquivo Historico de Belgrado para empresas de Belgrado) ate 30 de abril.
Erros Mais Comuns
- Iniciar o numero sequencial a partir do 1 todos os anos -- O numero e continuo, transitando do ano anterior
- Sem Lista de Categorias -- Sem uma lista aprovada, o livro de arquivo nao tem base
- Omitir documentacao eletronica -- Faturas eletronicas, emails e contratos digitais tambem devem ser registados
- Quantidades inexatas -- Indique com precisao o numero de pastas/caixas ou megabytes
- Preenchimento retroativo no ultimo momento -- Mantenha o livro ao longo do ano, nao apenas antes do prazo
Livro de Arquivo Eletronico ou em Papel?
A lei permite manter o livro de arquivo em formato eletronico. E muito mais pratico porque permite:
- Geracao automatica de numeros sequenciais
- Pesquisa por qualquer campo
- Exportacao para PDF ou Excel para submissao ao arquivo
- Integracao com sistemas DMS para preenchimento automatico
O Arhivix gera automaticamente o livro de arquivo com base nos documentos que carrega no sistema. Em vez de preenchimento manual, o sistema rastreia cada documento e no final do ano -- o livro de arquivo esta pronto com um clique.
Prazo e Penalizacoes
O prazo para submissao do livro de arquivo ao arquivo competente e 30 de abril do ano corrente para documentacao criada no ano civil anterior.
Penalizacoes por nao submissao ou registos inexatos:
- Pessoas coletivas: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Empresarios individuais: 10.000 -- 500.000 RSD
- Pessoas responsaveis: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusao
Preencher o livro de arquivo nao tem de ser complicado se tiver a preparacao e a ferramenta certas. A chave e manter registos ao longo do ano, ter uma Lista de Categorias aprovada e nao esperar ate ao ultimo momento.
Com o Arhivix, o livro de arquivo e gerado automaticamente. Carregue documentos no sistema ao longo do ano e ate abril -- tudo esta pronto para submissao. Experimente gratuitamente.
