Regime de Bens em Circulacao: que documentos devem acompanhar os bens
Em Portugal, nenhuma mercadoria deveria sair do armazem desacompanhada. Ao abrigo do Regime de Bens em Circulacao, fixado pelo Decreto-Lei n.o 147/2003, de 11 de julho, os bens em circulacao devem viajar acompanhados de um documento de transporte: uma guia de remessa, uma guia de transporte, uma fatura ou outro documento equivalente que titule a movimentacao fisica dos bens. O documento responde a uma pergunta que um inspetor pode fazer a beira da estrada: de onde vem esta carga, para onde vai e quem responde por ela.
A logica e diferente da do ATCUD. O ATCUD e o codigo unico de documento, com QR code, impresso nas faturas e noutros documentos fiscais. Aqui falamos de um dever autonomo: comunicar o proprio documento de transporte a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) antes do envio e fazer a mercadoria circular ja na posse do codigo que a AT devolve. Sao obrigacoes que coexistem, mas tratar uma como se cobrisse a outra e um erro frequente.
Comunicar a AT antes de o transporte comecar
O ponto critico do regime e o momento. O documento de transporte deve ser comunicado a AT ANTES de iniciado o transporte, nunca depois de a carrinha ja estar em movimento. As regras de comunicacao foram fixadas pela Portaria n.o 161/2013, de 23 de abril, estao em vigor desde 1 de julho de 2013, e as penalidades comecaram a ser aplicadas desde 15 de outubro de 2013.
Existem tres canais, consoante o perfil do sujeito passivo: a transmissao eletronica de dados por webservice (a via em tempo real), o Portal e-Fatura e a comunicacao por telefone, prevista para os casos de menor dimensao. Em qualquer deles, o objetivo e registar a operacao junto da AT e obter, em troca, um codigo de identificacao que passa a fazer parte da viagem.
O limiar dos 100.000 EUR: quem e obrigado a comunicar em tempo real
A linha que separa as duas realidades e o volume de negocios do periodo anterior, fixado em 100.000 EUR:
- Volume de negocios superior a EUR 100.000: a comunicacao tem de ser feita por webservice, em tempo real e antes de os bens circularem. A AT devolve um codigo de identificacao que deve acompanhar os bens durante o transporte.
- Volume de negocios igual ou inferior a EUR 100.000: e possivel emitir documentos em papel e comunicar por telefone, recebendo na mesma um codigo, podendo inserir os restantes elementos no Portal e-Fatura ate ao 5.o dia.
Para quem cresce, ultrapassar os 100.000 EUR deixa de ser um marco comercial e passa a ser um marco de processo: o papel mais o telefone deixam de bastar e a integracao com o webservice da AT tem de estar operacional antes de cada expedicao.
O papel do transportador e a partilha de responsabilidades
O regime nao se esgota em quem expede. O transportador deve sempre exigir ao remetente o original e o duplicado do documento de transporte, ou o codigo de identificacao da AT resultante da comunicacao eletronica (RBC Art. 7).
As penalidades seguem uma logica de cadeia. Em regra, recaem sobre o remetente, que deveria ter emitido e comunicado. Mas quando o transportador nao consegue identificar o remetente, passam a recair sobre ele. Ha ainda um caso a reter: um documento de transporte adicional emitido por alteracao de destino em transito e imputado apenas ao transportador.
Coimas do RGIT: Art. 117.o e Art. 119.o
As infracoes a este regime nao ficam dentro do Decreto-Lei n.o 147/2003: o RBC reencaminha-as para o Regime Geral das Infracoes Tributarias (RGIT).
- Nao emitir, nao comunicar ou nao exibir o documento de transporte ou o respetivo codigo da AT cai no RGIT Art. 117.o n.1, com coima de EUR 150 a EUR 3.750. O encaminhamento desta infracao para o Art. 117 e feito pelo RBC Art. 14 n.1.
- Omissoes ou inexatidoes no documento de transporte, por exemplo a falta do NIF do destinatario ou de outras mencoes obrigatorias, sao punidas pelo RGIT Art. 119.o, com coima de EUR 93,75 a EUR 5.625, em dobro para pessoas coletivas. O encaminhamento e feito pelo RBC Art. 14 n.2.
As duas normas leem-se em conjunto. A primeira pune a ausencia: nao houve documento, comunicacao ou codigo a apresentar. A segunda pune o erro: houve documento, mas incompleto ou incorreto. Como a coima do Art. 119.o duplica para pessoas coletivas, uma simples mencao em falta numa guia pode custar um valor desproporcionado. A competencia para fiscalizar e aplicar e da AT, que opera tambem os canais e-Fatura e WebService usados na comunicacao.
Boas praticas de arquivo: guardar o documento e o codigo da AT a prova de inspecao
Comunicar a tempo resolve metade do problema. A outra metade e conseguir provar, mais tarde, que tudo foi feito. Numa inspecao, e preciso reconstituir a operacao, ligando cada expedicao ao documento de transporte e ao codigo devolvido pela AT. A regra de ouro e arquivar documento e codigo em conjunto, num registo que cruze, para cada movimento, o documento emitido, o canal usado (webservice, Portal e-Fatura ou telefone), o codigo da AT e o momento da comunicacao. Quando a comunicacao por telefone for completada com elementos no Portal e-Fatura ate ao 5.o dia, esse passo deve ficar tambem documentado.
Quanto ao prazo de conservacao, e preciso prudencia. O prazo exato dos documentos de transporte nao surgiu fixado de forma firme no texto consolidado durante esta analise. Trata-se de documentos comerciais e fiscais, geralmente guardados dentro da janela normal de arquivo fiscal, mas o numero concreto de anos deve ser verificado diretamente no Decreto-Lei n.o 147/2003 e nas regras gerais de conservacao fiscal antes de definir uma politica interna. Ate la, a postura conservadora e tratar estes documentos como qualquer outro suporte fiscal relevante.
