B2G E-facturering: Verplicht Sinds 2017
Nederland was een van de vroege invoerders van verplichte elektronische facturering voor business-to-government (B2G) transacties, met de invoering van de verplichting in 2017. Alle leveranciers aan Nederlandse overheidsorganen op nationaal, provinciaal en gemeentelijk niveau moeten facturen elektronisch indienen in gestructureerde formaten die voldoen aan Europese normen. Het Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) raamwerk dient als de primaire infrastructuur voor deze transacties en biedt een gestandaardiseerd netwerk waarbinnen facturen worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheidsinkoopsystemen.
De Nederlandse implementatie maakt gebruik van twee primaire formaatspecificaties: SI-UBL 2.0 (Simplerinvoicing Universal Business Language) en NLCIUS (Netherlands Core Invoice Usage Specification), die beide voldoen aan de Europese norm EN 16931. SI-UBL 2.0 is de bredere specificatie die wordt gebruikt binnen het Peppol-netwerk, terwijl NLCIUS de Nederlandse aanpassing biedt die ervoor zorgt dat facturen alle informatie bevatten die vereist is door Nederlandse belasting- en aanbestedingsregelgeving.
De 4-Fasen B2B-Routekaart
Voortbouwend op het succes van B2G e-facturering werkt Nederland aan een gestructureerde routekaart om elektronische facturering uit te breiden naar business-to-business transacties. Deze 4-fasen aanpak weerspiegelt de voorkeur van de overheid voor een geleidelijke, op consensus gebaseerde overgang in plaats van een abrupt mandaat. De vroege fasen richten zich op het opbouwen van bewustzijn, het bevorderen van vrijwillige adoptie en het ontwikkelen van de technische infrastructuur die nodig is om universele B2B e-facturering te ondersteunen. Latere fasen zullen sterkere prikkels en uiteindelijk verplichte vereisten voor binnenlandse B2B-transacties introduceren.
De Nederlandse overheid werkt nauw samen met brancheorganisaties, accountants en softwareleveranciers om het ecosysteem op te bouwen dat nodig is voor succesvolle B2B e-factureringsadoptie. Deze samenwerkingsaanpak heeft als doel te waarborgen dat het uiteindelijke mandaat breed gedragen wordt en dat bedrijven van alle omvangen toegang hebben tot betaalbare, gebruiksvriendelijke oplossingen.
ViDA: EU-brede E-facturering tegen Juli 2030
Het VAT in the Digital Age (ViDA) initiatief van de Europese Commissie zal naar verwachting EU-brede e-facturerings- en digitale rapportagevereisten vaststellen tegen juli 2030. Voor Nederland zal ViDA het uiteindelijke regelgevend kader bieden voor verplichte B2B e-facturering, dat de nationale routekaart mogelijk vervangt of aanvult. ViDA stelt een gestandaardiseerd digitaal rapportagesysteem voor in alle EU-lidstaten, met elektronische facturering als basis voor realtime btw-rapportage. Nederlandse bedrijven moeten de nationale B2B-routekaart beschouwen als voorbereiding op het bredere Europese mandaat, aangezien vroege adoptie van op Peppol gebaseerde e-facturering hen goed positioneert voor ViDA-compliance.
Het ViDA-kader zal naar verwachting gestructureerde elektronische facturering vereisen voor alle intra-EU B2B-transacties en lidstaten de mogelijkheid bieden om e-facturering ook voor binnenlandse transacties verplicht te stellen.
Bewaarvereisten: 7 Jaar en Langer
De Nederlandse belastingwetgeving vereist dat bedrijven hun administratieve bescheiden, inclusief facturen, minimaal 7 jaar bewaren. Voor transacties met betrekking tot onroerend goed wordt de bewaartermijn verlengd tot 10 jaar. Deze bewaarverplichtingen gelden voor elektronische facturen op dezelfde wijze als voor papieren facturen, en bedrijven moeten ervoor zorgen dat gearchiveerde elektronische facturen gedurende de gehele bewaartermijn toegankelijk, leesbaar en controleerbaar blijven. Het originele gestructureerde formaat (XML) moet bewaard blijven; het converteren van een elektronische factuur naar PDF en het weggooien van het XML-bestand voldoet niet aan de Nederlandse bewaarvereisten.
Bedrijven moeten er ook rekening mee houden dat bewaartermijnen worden berekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is uitgegeven, niet vanaf de factuurdatum zelf. Dit betekent dat een factuur die in januari is uitgegeven mogelijk bijna 8 volledige jaren bewaard moet worden.
Voorbereiding op de Overgang naar Verplichte B2B
Nederlandse bedrijven kunnen verschillende praktische stappen nemen om zich voor te bereiden op de overgang naar verplichte B2B e-facturering. Deze omvatten het evalueren van huidige factureringssystemen op Peppol-compatibiliteit, registratie als Peppol-deelnemer via een geaccrediteerde access point provider, het testen van elektronische factuuruitwisseling met belangrijke handelspartners en het implementeren van archiveringsoplossingen die voldoen aan de Nederlandse bewaarvereisten voor gestructureerde elektronische documenten. Vroege adoptie biedt directe voordelen waaronder snellere betalingscycli, lagere verwerkingskosten en verbeterde datakwaliteit, naast het positioneren van het bedrijf voor compliance wanneer het B2B-mandaat van kracht wordt.
Hoe Arhivix Helpt
Arhivix biedt een uitgebreid digitaal archiveringsplatform ontworpen voor regelgevende compliance. Met AES-256-encryptie, beveiligde AWS S3-opslag en volledige audit trails zorgt Arhivix ervoor dat uw documenten aan de strengste wettelijke vereisten voldoen. Of u nu Peppol BIS-facturen moet archiveren voor de 7-jarige Nederlandse bewaartermijn of u moet voorbereiden op ViDA-compliance met gestructureerde documentbewaring, Arhivix levert enterprise-grade documentbeheer dat uw bedrijf compliant en audit-ready houdt.
