Een Europese verordening die boven de Wwft komt te staan
Nederlandse ondernemingen kennen de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) al jaren. Wat veel ondernemers nog niet op het netvlies hebben, is dat de Europese aanpak ingrijpend verandert. De EU heeft een nieuw anti-witwaspakket aangenomen, met als kern de Anti-witwasverordening (AMLR). Anders dan een richtlijn hoeft een verordening niet eerst in nationale wetgeving te worden omgezet: zij werkt rechtstreeks in alle lidstaten. De AMLR treedt in werking op 10 juli 2027 en raakt daarmee direct de manier waarop Nederlandse instellingen hun documenten vastleggen en bewaren.
Het pakket wordt aangevuld met een nieuwe Europese toezichthouder, de Authority for Anti-Money Laundering (AMLA), die in de loop van 2026 en 2027 standaarden en richtsnoeren uitwerkt en in bepaalde gevallen rechtstreeks toezicht kan houden. De combinatie van een direct werkende verordening en een centrale Europese toezichthouder betekent dat de lat overal in de EU gelijk wordt gelegd, ook voor de documentatie- en bewaarverplichtingen die nu nog via de Wwft lopen.
De huidige Wwft-bewaarplicht: vijf jaar als ondergrens
De basis ligt vandaag in de Wwft. Op grond van artikel 33 Wwft moeten de gegevens van het clientenonderzoek worden bewaard tot vijf jaar na het uitvoeren van een transactie of na het moment waarop de zakelijke relatie met de instelling is beeindigd. Artikel 34 Wwft verlangt daarnaast dat gegevens over verrichte en voorgenomen ongebruikelijke transacties eveneens vijf jaar worden bewaard.
Het doel van deze bewaarplicht is dat de instelling in een eventueel strafrechtelijk onderzoek relevante informatie kan aanleveren, en dat de toezichthouder op basis van de vastgelegde gegevens kan beoordelen of het clientenonderzoek correct is uitgevoerd. Met andere woorden: de bewaarplicht is geen administratieve formaliteit, maar de bewijsketen waarmee een instelling moet kunnen aantonen dat zij haar wettelijke verplichtingen is nagekomen.
Wat het clientenonderzoek voor uw archief betekent
Het clientenonderzoek houdt in dat de instelling vaststelt wie de client is en wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner, UBO) is. Het UBO-register wordt in Nederland beheerd door de Kamer van Koophandel als onderdeel van het Handelsregister. Wwft-instellingen moeten bij nieuwe zakelijke transacties met een juridische entiteit het register raadplegen. Sinds 1 oktober 2024 geldt bovendien een terugmeldplicht: elk verschil tussen de gegevens in het UBO-register en de eigen informatie van de instelling moet bij de KVK worden gemeld.
Voor het documentbeheer betekent dit dat een instelling niet alleen identiteitsdocumenten en transactiegegevens moet bewaren, maar ook de onderbouwing van haar UBO-vaststelling en de eventuele terugmeldingen. Die stukken vormen samen het dossier waarmee de instelling vijf jaar lang moet kunnen aantonen dat zij de juiste stappen heeft gezet. Een verspreide opslag in losse mappen maakt het bijna onmogelijk om bij een controle snel een volledig en samenhangend dossier te tonen.
Nieuw toezicht vanaf 2026: de DFEI
Ook aan de nationale toezichtskant verandert er iets. Per 1 januari 2026 zijn het Bureau Toezicht Wwft (BTWwft) en het Bureau Economische Handhaving (BEH) samengegaan in de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI). Deze bundeling van toezicht en handhaving betekent een meer geintegreerde benadering van Wwft-naleving. Naast de DFEI blijven sectorale toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank en het Bureau Financieel Toezicht een rol spelen voor de instellingen die onder hun toezicht vallen.
De praktische boodschap is duidelijk: het toezicht wordt strakker georganiseerd, terwijl de inhoudelijke norm via de AMLR Europees wordt geharmoniseerd. Instellingen die hun dossiers nu al op orde brengen, lopen niet achter de feiten aan wanneer het nieuwe kader scherper wordt gehandhaafd.
Van richtlijn naar verordening: waarom dat verschil ertoe doet
Het onderscheid tussen een richtlijn en een verordening is geen juridische haarkloverij. Richtlijnen moeten in nationale wetgeving worden omgezet, waardoor lidstaten ruimte hebben voor eigen invulling en de regels per land kunnen verschillen. De AMLR is rechtstreeks toepasselijk in de hele EU, zonder dat lokale wetgeving nodig is. Dat raakt de Nederlandse Wwft-systematiek direct: uniforme regels over clientenonderzoek, risicobeoordeling en het bewaren van gegevens gaan voor een belangrijk deel via de verordening lopen.
Verplichte entiteiten wordt aangeraden hun huidige nalevingsprocessen te herzien en in lijn te brengen met de nieuwe vereisten voordat de AMLR op 10 juli 2027 in werking treedt. Voor de praktijk betekent dit dat de inrichting van het documentbeheer, de manier waarop dossiers worden opgebouwd en de wijze waarop bewaartermijnen worden bewaakt, tegen de nieuwe Europese maatstaf moeten worden gehouden.
Een concreet voorbereidingspad
De voorbereiding begint met een inventarisatie van de dossiers die onder de Wwft vallen: clientidentificatie, UBO-onderbouwing, transactiegegevens en meldingen van ongebruikelijke transacties. Vervolgens is het zaak elk dossier zo in te richten dat het vijf jaar na de transactie of na het einde van de relatie volledig en samenhangend bewaard blijft, en bij een controle direct kan worden getoond. Daarna loont het de moeite de processen te toetsen aan de richting die AMLA in 2026 en 2027 uitzet, zodat de overgang naar de rechtstreeks werkende AMLR per 10 juli 2027 geen breuk maar een doorontwikkeling wordt. Wie nu de bewijsketen op orde brengt, voldoet niet alleen aan de huidige Wwft, maar staat ook klaar voor het Europese kader dat daar bovenop komt.
