Hoe Lang Moet u E-vrachtbrieven Bewaren?
| Entiteitstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Publieke sector | Permanent |
| Private sector | Minimaal 10 jaar vanaf uitgiftedatum |
Wat Moet u Precies Bewaren?
- E-vrachtbrieven -- alle verzonden en ontvangen
- E-ontvangstbrieven -- alle bevestigingen
- Papieren versies met hologram -- indien gebruikt tijdens storingen
- Auditspoor -- wie heeft aangemaakt, gewijzigd, bevestigd
- Bijlagen -- foto's, CMR, kwaliteitscertificaten
Waar Worden E-vrachtbrieven Opgeslagen?
1. Centraal Systeem (Portaal)
Het portaal slaat alle brieven centraal op, maar alleen hierop vertrouwen is riskant -- de wet legt de verantwoordelijkheid bij U.
2. Uw Eigen Systeem (Verplicht)
U moet een eigen kopie hebben. Opties: DMS (aanbevolen), ERP-archief of bestandssysteem.
Waarom DMS voor Archivering?
- Automatische classificatie -- per ontvanger, datum, goederentype
- Gegarandeerde bewaring -- voorkomt onbedoeld verwijderen
- Documentintegriteit -- hashwaarden, digitale handtekeningen, auditspoor
- Kruisverwijzingen -- verbindt vrachtbrieven met facturen, ontvangstbrieven, contracten
Waar Inspecteurs naar Zoeken
- Heeft u alle vrachtbrieven?
- Zijn ze doorzoekbaar?
- Zijn ze ongewijzigd?
- Heeft u een auditspoor?
- Heeft u back-ups?
Archiveringscontrolelijst
- DMS of ERP met langetermijnarchivering
- Automatische synchronisatie met het e-vrachtbrievenportaal
- Off-site back-up (cloud of fysiek)
- Bewaartermijnen geconfigureerd (10 jaar / permanent)
- Verwijderingsbescherming (bewaarvergrendeling)
- Zoeken op ontvanger, datum, goederentype
- Auditspoor ingeschakeld
- Gekoppeld met e-facturen en ontvangstbrieven
Conclusie
Het archiveren van e-vrachtbrieven is niet optioneel -- het is een wettelijke vereiste voor 10 jaar. Vertrouw niet alleen op het overheidsportaal.
Arhivix archiveert automatisch alle e-vrachtbrieven voor 10+ jaar, met volledige zoekfunctie, auditspoor en verwijderingsbescherming. Altijd klaar voor inspectie.
