HR-documentatie: Gevoelig en Verplicht
Voor elke werknemer moet een bedrijf bewaren: arbeidscontract, wijzigingen, geheimhoudingsverklaring, loonregistraties, opleidingscertificaten, beoordelingen, verlofgoedkeuringen, eventuele disciplinaire maatregelen en ontslagdocumentatie.
Arbeidswetten schrijven bewaartermijnen voor van 5 jaar tot permanent voor diverse HR-documenten.
Levenscyclus van HR-documenten
- Aanname: CV, arbeidscontract, ID-kopie, geheimhoudingsverklaring, inwerkmateriaal
- Tijdens dienstverband: loonstroken, verlofregistraties, beoordelingen, opleidingen, contractwijzigingen
- Uitdiensttreding: ontslagbrief, overdrachtsprotocol, eindafrekening, pensioenfondscertificaten
Hoe DMS HR Helpt
Werknemergebaseerde Organisatie
Elke werknemer heeft een digitaal dossier met alle documenten -- van dag een tot de laatste. Zoeken op naam, afdeling of documenttype.
Toegangscontrole
Alleen de HR-afdeling kan HR-documentatie inzien. Managers zien alleen hun directe medewerkers. Niemand anders heeft toegang tot loongegevens of disciplinaire dossiers.
Automatische Bewaartermijnen
Loonregistraties -- permanent. Sociale zekerheidsaangiften -- 5 jaar. DMS houdt automatisch bewaartermijnen bij en waarschuwt wanneer het tijd is voor documentvernietiging.
Onboarding/Offboarding Checklists
Nieuwe werknemer? DMS genereert een checklist van alle vereiste documenten. Werknemer vertrekt? Checklist voor overdracht en dossiersluiting.
Conclusie
Arhivix houdt HR-documentatie georganiseerd, beveiligd en wettelijk conform. Toegangscontrole, automatische bewaartermijnen en volledige registratie. Probeer het gratis.
