Bedrijfssluiting =/= Archiefsluiting
Veel bedrijfseigenaren geloven dat het sluiten van een bedrijf de verplichting om documenten te bewaren beeindigt. Dat is niet waar. Archiefwetten vereisen dat documentatie moet worden bewaard zelfs nadat een rechtspersoon ophoudt te bestaan.
Wettelijke Verplichtingen bij Sluiting
- Documentatie organiseren -- alle documenten moeten worden gerangschikt op jaar en categorie
- Archiefboek bijwerken -- volledige inventarisatie van alle documentatie
- Permanente stukken scheiden -- documenten met blijvende waarde worden gescheiden
- Overdracht aan het staatsarchief -- permanente stukken worden overgedragen aan het bevoegde archief
- Vernietiging van niet-permanent materiaal -- alleen met archiefgoedkeuring
Bewaartermijnen Die Gelden Na Sluiting
| Documenttype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Jaarrekeningen | Permanent |
| Belastingdocumentatie | 10 jaar |
| Loonregistraties | Permanent |
| Arbeidscontracten | Permanent |
| Commerciele contracten | 10 jaar na afloop |
| Facturen | 10 jaar |
Hoe DMS Sluiting Vergemakkelijkt
- Georganiseerde overdracht: alle documenten al gecategoriseerd met metadata
- Automatisch archiefboek: genereer het volledige archiefboek voor overdracht
- Export in standaardformaten: PDF/A voor langdurige bewaring
- Audit trail: bewijs van documentintegriteit gedurende de bewaartermijn
Conclusie
Arhivix helpt u uw bedrijf te sluiten in overeenstemming met de wet. Automatisch archiefboek, georganiseerde documentatie en export voor overdracht aan het staatsarchief. Wacht niet tot het laatste moment -- organiseer uw documenten nu.
