Wat Is een Archief-inspectie?
Een archief-inspectie is een controle die wordt uitgevoerd door bevoegde archieven over rechtspersonen en ondernemers in Servie, om te verifieren dat documentatie wordt opgeslagen, bijgehouden en beschermd in overeenstemming met de Wet op Archiefmateriaal en Archiefactiviteiten.
Inspecties kunnen regulier (gepland) of buitengewoon (op klacht of initiatief) zijn. Elk bedrijf in Servie kan worden geinspecteerd -- ongeacht omvang of activiteit.
Wat Controleren Inspecteurs?
1. Voorschrift Bescherming Registratuurmateriaal
Heeft het bedrijf een vastgesteld intern Voorschrift? Is het actueel? Zijn medewerkers ermee bekend?
2. Categorielijst van Registratuurmateriaal
Bestaat er een Categorielijst met bewaartermijnen? Is deze goedgekeurd door het bevoegde archief? Komt deze overeen met de daadwerkelijke documentatietypen van het bedrijf?
3. Archiefboek
Wordt het bijgehouden? Is het correct ingevuld? Is het op tijd ingediend bij het archief (voor 30 april)? Zijn de volgnummers doorlopend?
4. Aanwijzing van Verantwoordelijke Persoon
Is er formeel een verantwoordelijke voor de bescherming van registratuurmateriaal aangewezen?
5. Opslagomstandigheden
Waar wordt documentatie opgeslagen? Is de ruimte adequaat (droog, brandbeveiligd, afgesloten)? Zijn stellingen en ordners in orde?
6. Documentvernietiging
Heeft het bedrijf documentatie vernietigd? Zo ja -- heeft het eerst archiefgoedkeuring verkregen? Bestaat er een vernietigingsverslag?
Hoe Bereidt U Zich Voor op Inspectie
Gebruik deze checklist om uw gereedheid te verifieren:
- Vastgesteld Voorschrift Bescherming Registratuurmateriaal
- Categorielijst goedgekeurd door het bevoegde archief
- Archiefboek ingevuld en ingediend voor alle voorgaande jaren
- Verantwoordelijke persoon aangewezen (met besluit/beschikking)
- Documentatie opgeslagen onder adequate omstandigheden
- Indien vernietiging heeft plaatsgevonden -- archiefgoedkeuring + verslag
- Elektronische documentatie correct gearchiveerd
Boetes bij Overtredingen
Volgens Artikelen 42-43 van de Wet:
| Overtreder | Boetebereik |
|---|---|
| Rechtspersonen | 50.000 -- 2.000.000 RSD |
| Ondernemers | 10.000 -- 500.000 RSD |
| Verantwoordelijke personen | 5.000 -- 150.000 RSD |
De zwaarste boetes zijn voor vernietiging van documentatie zonder goedkeuring, vooral als documenten met blijvende waarde worden vernietigd.
Wat Als Uw Bedrijf Nooit een Archiefboek Heeft Ingediend?
Dit is een veelvoorkomend scenario. Veel bedrijven opereren jarenlang zonder ooit een archiefboek in te dienen. In dat geval:
- Raak niet in paniek, maar handel onmiddellijk
- Vul met terugwerkende kracht archiefboeken in voor alle voorgaande jaren
- Stel een Voorschrift vast en Categorielijst als u deze niet heeft
- Wijs een verantwoordelijke persoon aan
- Neem contact op met het bevoegde archief -- zij zijn doorgaans cooperatief en helpen bedrijven die vrijwillig komen
Het is beter om zelf naar het archief te gaan dan op een inspectie te wachten.
Conclusie
Een archief-inspectie is niets om te vrezen -- mits uw documentatie op orde is. De sleutel is een systematische aanpak: Voorschrift, Categorielijst, archiefboek en adequate opslag.
Met Arhivix zijn al deze vereisten geautomatiseerd. Het systeem genereert het archiefboek, houdt bewaartermijnen bij, categoriseert documenten volgens de Categorielijst en houdt volledige registratie bij voor elke inspectie. Meld u gratis aan.
