Sfide documentali nella pratica legale
Uno studio legale di medie dimensioni gestisce centinaia di casi attivi contemporaneamente. Ogni caso contiene atti, contratti, procure, prove, corrispondenza con tribunali e clienti. Tutto questo si moltiplica nel corso degli anni di pratica.
L'approccio tradizionale -- fascicoli cartacei negli armadi -- diventa insostenibile una volta che lo studio supera i 2-3 avvocati. I documenti si perdono, le scadenze vengono mancate, i clienti aspettano.
Come il DMS risolve i problemi documentali legali
1. Organizzazione per caso
Ogni caso ha la propria cartella digitale con tutti i documenti. Nuovo atto? Aggiungilo al caso con un clic. Ricerca per numero di caso, cliente o tipo di documento -- in 3 secondi.
2. Tracciamento delle scadenze
Le scadenze giudiziarie sono sacre. Il DMS ricorda automaticamente le scadenze per la presentazione di cause, appelli e risposte. Notifiche 30, 15 e 7 giorni prima della scadenza. Non mancate mai piu una scadenza.
3. Accesso sicuro per i clienti
Il portale clienti consente ai clienti di consultare in sicurezza i propri documenti senza scambiare email con allegati. Ogni cliente vede solo i propri casi.
4. Traccia di controllo per il contenzioso
Ogni accesso ai documenti viene registrato -- chi vi ha acceduto, quando e cosa e stato modificato. Questo e cruciale per dimostrare l'integrita dei documenti in tribunale.
Confronto: cartaceo vs DMS per studi legali
| Funzionalita | Studio cartaceo | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Ricerca caso | Ricerca manuale negli armadi | Ricerca AI in 3 secondi |
| Tracciamento scadenze | Agenda cartacea | Notifiche automatiche |
| Accesso clienti | Allegati email | Portale clienti sicuro |
| Archiviazione | Fascicoli in cantina | Archivio digitale con conservazione |
| Backup | Nessuno | Automatico, crittografato, geo-ridondante |
Conclusione
Arhivix e un DMS progettato per i professionisti che lavorano con grandi volumi di documenti. Organizzazione per caso, tracciamento scadenze, portale clienti e piena conformita legale. Provatelo gratuitamente.
