Perche digitalizzare gli archivi cartacei?
La maggior parte delle aziende in Serbia ha ancora quantita significative di documentazione cartacea -- in raccoglitori, cartelle, scatole e persino in scantinati e garage. Questa documentazione occupa spazio, e difficile da ricercare ed e soggetta a danneggiamenti.
La digitalizzazione degli archivi cartacei offre:
- Ricerca istantanea -- trovate qualsiasi documento in secondi invece che in minuti o ore
- Risparmio di spazio -- liberate lo spazio fisico occupato dai vecchi archivi
- Protezione dalla perdita -- la carta brucia, si allaga, si deteriora. Le copie digitali durano
- Accesso piu facile -- piu dipendenti possono accedere allo stesso documento contemporaneamente
- Conformita legale -- sempre piu normative richiedono la conservazione elettronica
Passo 1: Valutazione e prioritizzazione
Non cercate di digitalizzare tutto in una volta. Iniziate con:
- Documentazione attiva -- documenti ancora utilizzati nelle operazioni quotidiane
- Documentazione a lunga conservazione -- personale, fondazione, bilanci
- Documentazione dell'anno corrente -- per impostare il sistema in prospettiva
La vecchia documentazione prossima alla scadenza del periodo di conservazione potrebbe non valere la pena di digitalizzare -- conservatela fino alla scadenza del periodo.
Passo 2: Preparazione della documentazione per la scansione
Prima della scansione:
- Rimuovete punti metallici e graffette
- Raddrizzate le pagine piegate
- Organizzate l'ordine -- cronologicamente o per categorie
- Etichettate le cartelle -- cosi sapete cosa state scansionando
Passo 3: Scansione
Per una digitalizzazione di qualita:
- Risoluzione: minimo 300 DPI per documenti di testo, 600 DPI per documenti con dettagli fini
- Formato: PDF/A per la conservazione a lungo termine (standard ISO per PDF archivistici)
- Colore: bianco e nero per documenti di testo, a colori per documenti con timbri/firme
- Scanner ADF: un alimentatore automatico di documenti velocizza drasticamente il processo
Passo 4: Elaborazione OCR
L'OCR (Riconoscimento ottico dei caratteri) e un passaggio cruciale. Senza OCR, un documento scansionato e solo un'immagine -- non potete cercare il testo al suo interno.
Con l'OCR, ogni documento scansionato diventa ricercabile per contenuto. Potete cercare una parola specifica, una data, un numero di fattura o qualsiasi testo.
Arhivix ha un OCR integrato basato sull'intelligenza artificiale che riconosce automaticamente il testo nei documenti scansionati -- compresi sia l'alfabeto cirillico che quello latino.
Passo 5: Denominazione e classificazione
Ogni documento digitalizzato dovrebbe avere:
- Nome file chiaro:
2025-06-15_fattura_ricevuta_fornitore-XYZ.pdf - Contrassegno di classificazione secondo la vostra Lista delle categorie
- Metadati: data, tipo, autore, periodo di conservazione
Passo 6: Conservazione e backup
La documentazione digitalizzata deve essere conservata in modo sicuro:
- Conservazione centralizzata -- un sistema DMS, non file sparsi tra i computer
- Backup in 2+ posizioni -- copia locale + cloud o copia esterna
- Controllo degli accessi -- chi puo visualizzare, modificare, eliminare
- Traccia di controllo -- registro di ogni accesso ai documenti
Validita legale dei documenti digitalizzati
Secondo la Legge sui documenti elettronici ("Gazzetta Ufficiale RS", n. 94/2017), un documento digitalizzato puo avere la stessa forza legale dell'originale se:
- La digitalizzazione e stata eseguita secondo gli standard prescritti
- L'integrita e garantita (il documento non e stato alterato dopo la scansione)
- Esiste una firma elettronica qualificata o un timestamp
Tuttavia, per la maggior parte dei documenti aziendali, si raccomanda di conservare l'originale cartaceo insieme alla copia digitale fino a un ulteriore sviluppo della normativa.
Cosa fare con gli originali cartacei dopo la scansione?
La scansione non esonera dall'obbligo di conservare l'originale cartaceo fino alla scadenza del periodo legale di conservazione, salvo casi specifici previsti dalla legge. Gli originali cartacei vengono conservati parallelamente alle copie digitali.
Conclusione
La digitalizzazione degli archivi cartacei e un investimento che si ripaga molte volte -- attraverso il risparmio di tempo, di spazio e una piu facile conformita legale. La chiave e un approccio sistematico: prioritizzare, scansionare con qualita, elaborare con OCR e organizzare in un DMS.
Arhivix vi permette di caricare documenti scansionati, elaborarli automaticamente con OCR, categorizzarli secondo la Lista delle categorie e cercare per contenuto con l'intelligenza artificiale. Iniziate oggi -- gratuitamente.
