El archivado electronico de documentos es cada vez mas importante para los negocios, especialmente debido a las nuevas obligaciones legales como la presentacion del libro de archivo en 2025. A medida que el archivado electronico se vuelve obligatorio, es esencial comprender la diferencia entre documentos electronicos y digitalizados.
Que es un documento electronico?
Un documento electronico es un registro creado directamente en formato digital y puede ser:
- Una factura electronica
- Un contrato firmado digitalmente
- Un documento generado en software de archivado electronico
Segun la Ley de Documentos Electronicos, Identificacion Electronica y Servicios de Confianza en Negocios Electronicos, un documento electronico se define como "un conjunto de datos compuesto por letras, numeros, simbolos, materiales graficos, de audio y video, en forma electronica".
Ventajas del archivado electronico de documentos:
- Reduccion de costes de papel e impresion
- Busqueda y comparticion rapidas
- Mayor seguridad juridica con firmas digitales y cifrado
Que es un documento digitalizado?
Un documento digitalizado es un documento en papel convertido a formato digital. Son, por ejemplo, facturas escaneadas o copias digitales de contratos.
La importancia de la digitalizacion para el archivado obligatorio de documentos:
La digitalizacion permite una mejor organizacion del material de archivo y facilita el cumplimiento de las obligaciones legales, como la presentacion del libro de archivo.
Diferencias clave entre documentos electronicos y digitalizados
| Caracteristica | Documento electronico | Documento digitalizado |
|---|---|---|
| Origen | Creado digitalmente | Convertido del papel |
| Uso | Ideal para nuevos procesos empresariales | Archivado de registros antiguos |
| Validez legal | Mayor fuerza legal con firma digital | Depende del procedimiento de digitalizacion |
Como elegir la estrategia correcta para el archivado electronico?
Su estrategia debe combinar ambos enfoques. El archivado electronico es ideal para nuevos documentos, mientras que la digitalizacion ayuda a organizar los archivos existentes y facilita la presentacion del libro de archivo en 2025.
Comprender las diferencias entre documentos electronicos y digitalizados es clave para una gestion exitosa del archivo. Si esta planificando convertir registros en papel, consulte nuestra guia de digitalizacion de documentos. Aunque pueda parecer complejo, con Arhivix puede implementar facilmente soluciones de archivado electronico y alinear su negocio con los requisitos legales.
