Zašto automatizovati obaveštenja o dokumentima?
U svakodnevnom poslovanju, tim mora da zna kada je dokument arhiviran, faktura kreirana ili fajl otpremljen. Umesto ručnog slanja mejlova ili poruka, Arhivix automatizacije to rade za vas — automatski, pouzdano i sa kontrolom pristupa.
Evo kako funkcioniše kreiranje automatizacije, korak po korak.
Naziv automatizacije
Svaka automatizacija dobija ime koje opisuje šta radi. Na primer:
Ime služi za brzu identifikaciju u listi aktivnih automatizacija.
Okidač — kada se pokreće automatizacija?
Okidač definiše koji događaj pokreće automatsko obaveštenje. Arhivix podržava 8 tipova okidača koji pokrivaju ključne poslovne tokove:
Na primer, ako izaberete "Dokument arhiviran", automatizacija će se pokrenuti svaki put kada se bilo koji dokument (ili dokument iz odabranog opsega) arhivira u Arhivix.
Kada koristiti koji okidač?
- Dokument arhiviran — obavestite tim kada se novi ugovor, rešenje ili dosije pohrani u arhivu
- Fajl otpremljen — automatski obavestite knjigovodju kada klijent uploaduje fakturu na portal
- Faktura kreirana / odobrena / odbijena / stornirana — pratite celokupan životni ciklus fakture bez ručnog praćenja
- Otpremnica kreirana — logistika odmah zna kada je roba spremna za slanje
- Prijemnica kreirana — magacin automatski dobija obaveštenje o pristigloj robi
Opseg — za koje dokumente važi?
Opseg vam omogućava da suzite na koje konkretne dokumente se okidač odnosi. Možete odabrati sve dokumente ili samo određene kategorije:
Na primer, ako je okidač "Dokument arhiviran" a opseg ograničen na "Ulazne fakture", automatizacija će se pokrenuti samo kada se arhivira ulazna faktura — ne i kada se arhivira ugovor ili otpremnica.
Primaoci — ko dobija obaveštenje?
Odaberite konkretne kontakte ili grupe kojima će se slati dokument kada se okidač aktivira:
Primaoci dobijaju email sa linkom za preuzimanje dokumenta. Možete kombinovati individualne kontakte i grupe.
Podešavanja deljenja
Kontrolišite kako primaoci pristupaju dokumentu — da li mogu da ga preuzmu, da li ima vodeni žig, i koliko dugo je link aktivan:
Za osetljive dokumente, možete postaviti lozinku i rok važenja linka. Vodeni žig automatski dodaje ime primaoca na dokument za dodatnu zaštitu.
Aktivacija automatizacije
Kada je sve podešeno, aktivirajte automatizaciju jednim klikom:
Automatizacija se može pauzirati i ponovo aktivirati u bilo kom trenutku, bez brisanja konfiguracije.
Primer iz prakse: Računovodstvena agencija
Zamislite računovodstvenu agenciju sa 30 klijenata. Svaki klijent uploaduje fakture na svoj Arhivix portal. Umesto da knjigovodja ručno proverava svaki portal, postavi se automatizacija:
- Okidač: Fajl otpremljen
- Opseg: Ulazne fakture + Izlazne fakture
- Primalac: Odgovorni knjigovodja za tog klijenta
- Podešavanja: Dozvoli preuzimanje, bez lozinke
Rezultat: Knjigovodja odmah dobija email sa fakturom čim je klijent uploaduje. Nema čekanja, nema propuštanja, nema ručnog posla.
Ovaj scenario je posebno koristan za računovodstvene agencije koje rade sa većim brojem klijenata i svakodnevno primaju dokumente.
Zaključak
Automatizacije u Arhivix-u pretvaraju ručne, repetitivne zadatke obaveštavanja u pouzdane automatske procese. Umesto da se oslanjate na pamćenje ili ručno slanje dokumenata, definišite pravilo jednom i pustite sistem da radi umesto vas.
Isprobajte automatizacije besplatno — registrujte se za 14-dnevni probni period i postavite prvu automatizaciju za 2 minuta.
