„Pošalji mi to na mejl" — rečenica koja košta firme hiljade sati godišnje
U prosečnoj srpskoj firmi, dokumenti se razmenjuju preko mejla, Vibera, WhatsApp-a i Telegram-a. Računovođa traži fakturu — dobije je na Viber. Direktor treba ugovor — neko ga nađe u starom mejlu. Otpremnica? Negde u prilogu mejla od pre 3 meseca.
Ovo „funkcioniše" — dok ne prestane da funkcioniše. A prestaje uvek u najgorem trenutku: tokom poreske kontrole, revizije, ili kad klijent traži dokaz o isporuci.
7 problema sa slanjem dokumenata mejlom
1. Dokumenti se gube u inboxu
Prosečan poslovni korisnik prima 120+ mejlova dnevno. Faktura koja je stigla pre mesec dana je zatrpana stotinama drugih poruka. Pretraga po „faktura" vraća 500 rezultata. Koji je pravi?
2. Nema verzioniranja
Kolega pošalje ugovor v1. Dobijete ispravku v2 na mejl. Klijent šalje komentare na Viber. Finalna verzija je... gde? Ko ima poslednju verziju? Mejl ne prati verzije dokumenata.
3. Nema kontrole pristupa
Kad pošaljete dokument mejlom, gubite kontrolu nad njim. Ko ga je prosledio? Ko ga je sačuvao na ličnom laptopu? Ko ga je odštampao? Ne postoji audit trail.
4. Prostor je ograničen
Gmail daje 15 GB besplatnog prostora. Zvuči mnogo, ali kad svaka faktura ima 2-5 MB, a otpremnice sadrže slike robe — inbox se puni za nekoliko meseci. I onda počinje brisanje „starih" mejlova.
5. Pretraga ne radi za skenirane dokumente
Kolega skenira fakturu i pošalje je kao sliku ili PDF bez OCR-a. Gmail ne može da pretražuje tekst unutar te slike. Jedini način da je nađete je da se setite ko vam ju je poslao i otprilike kada.
6. Ne postoji kategorizacija
Mejl ne razlikuje fakturu od ponude, ugovor od zapisnika. Svi dokumenti su samo „prilozi" — bez klasifikacije, bez roka čuvanja, bez oznake tipa.
7. Zakonska neusklađenost
Zakon o arhivskoj građi zahteva da dokumenta čuvate po kategorijama sa definisanim rokovima, u arhivskoj knjizi. Mejl ne ispunjava nijedan od ovih zahteva. Ako dođe inspekcija — „imam to negde u mejlu" nije prihvatljiv odgovor.
A Viber i WhatsApp?
Još gore. Viber kompresuje slike, briše fajlove posle određenog vremena, nema pretragu po sadržaju i ne pruža nikakvu evidenciju o pristupu. Slanje poslovnih dokumenata preko Vibera je kao čuvanje para u čarapi — radi dok ne prestane.
Rešenje: Centralizovan DMS
Umesto rasutih dokumenata po komunikacionim kanalima, koristite Document Management System (DMS):
- Jedno mesto za sve dokumente — nema „gde sam to poslao?"
- AI pretraga — opišite dokument rečima, sistem ga pronađe
- Automatska klasifikacija — sistem prepoznaje tip dokumenta
- Klijentski portal — umesto mejla, klijenti uploaduju direktno u vaš sistem
- Kontrola pristupa — ko vidi šta, sa kompletnom evidencijom
- Rokovi čuvanja — automatsko praćenje zakonskih rokova
Zaključak
Mejl je napravljen za komunikaciju, ne za upravljanje dokumentima. Svaki put kad pošaljete fakturu mejlom, kreirate duplikat bez kontrole. Svaki put kad tražite dokument u inboxu, gubite vreme koje ne možete da vratite.
Arhivix zamenjuje mejl, Viber i WhatsApp za razmenu dokumenata. Klijenti uploaduju kroz portal, tim pristupa kroz DMS, a AI pronalazi bilo koji dokument za sekunde. Probajte besplatno — 14 dana, bez kartice.
