Pastas Partilhadas: Uma Reliquia Que Ainda Funciona (De Alguma Forma)
Num enorme numero de empresas, o local central para documentos e uma pasta partilhada num servidor Windows. Toda a gente tem acesso, toda a gente cria o seu proprio sistema de pastas e de alguma forma -- tudo funciona. Ate deixar de funcionar.
7 Problemas com Pastas Partilhadas
- Estrutura de pastas caotica -- cada um cria pastas a sua maneira
- Sem pesquisa por conteudo -- a pesquisa do Windows so encontra por nome de ficheiro
- Acesso tudo-ou-nada -- controlo granular requer configuracao NTFS complexa
- Sem historico de alteracoes -- alguem apaga um ficheiro, desapareceu
- Acesso apenas no escritorio -- sem acesso de casa, no terreno ou em viagem sem VPN
- Hardware falha -- servidores avariam, discos morrem
- Sem conformidade legal -- sem livro de arquivo, sem rastreamento de retencao
Comparacao
| Funcionalidade | Pasta Partilhada | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Organizacao | Manual (pastas) | Automatica (classificacao IA) |
| Pesquisa | Por nome de ficheiro | Por conteudo (IA + OCR) |
| Controlo de acesso | Basico (NTFS) | RBAC por funcoes |
| Versionamento | Nao | Automatico |
| Acesso remoto | VPN (complicado) | Navegador + app movel |
| Copia de seguranca | Faca voce mesmo | Automatica (2 localizacoes UE) |
| Livro de arquivo | Nao | Gerado automaticamente |
Conclusao
As pastas partilhadas foram revolucionarias ha 20 anos. Hoje sao um obstaculo. As empresas que mudam para DMS poupam tempo, espaco, dinheiro e dormem melhor sabendo que os documentos estao seguros e em conformidade legal.
O Arhivix substitui o seu servidor por um unico sistema -- todos os documentos, todos os colaboradores, todos os dispositivos, seguranca completa. A migracao demora um ou dois dias. Experimente gratuitamente durante 14 dias.
