O Cenario Classico
Alguem cria uma folha de calculo Excel: "Registo de Contratos". Colunas: numero do contrato, cliente, data, expiracao, localizacao do ficheiro. Funciona bem no inicio -- 20 linhas, tabela limpa.
Um ano depois? 500 linhas. Tres versoes -- uma no servidor, uma no email do diretor, uma no portatil do jurista. Nenhuma esta atualizada.
8 Razoes Pelas Quais o Excel Nao Serve para Rastreamento de Documentos
- Sem ligacao entre folha de calculo e ficheiro -- escreve uma localizacao mas nao pode clicar para abrir
- Multiplas versoes da folha de calculo -- quem tem a mais recente?
- Sem automatizacao -- entrada manual para cada documento: 2-3 horas/mes para 50 documentos
- Sem lembretes de prazos -- contrato a expirar? O Excel nao lhe diz
- Sem controlo de acesso ao nivel da linha -- toda a gente ve tudo
- Sem pesquisa por conteudo -- o Excel so pesquisa o que escreveu manualmente
- Nao escala -- 5.000 linhas torna-se lento e ingerivel
- Nao cumpre requisitos legais -- nao e um livro de arquivo, sem marcas de classificacao
Conclusao
O Excel e excelente -- para calculos e relatorios. Mas para rastreamento de documentos, e uma improvisacao que cria mais problemas do que resolve.
O Arhivix substitui as suas folhas de calculo Excel por um sistema inteligente que categoriza automaticamente, rastreia prazos e permite pesquisa por IA. Tudo o que introduzia manualmente agora acontece automaticamente. Experimente gratuitamente.
