O Que E uma Inspecao de Arquivo?
Uma inspecao de arquivo e uma auditoria realizada por arquivos competentes sobre pessoas coletivas e empresarios individuais na Serbia, para verificar se a documentacao esta armazenada, mantida e protegida em conformidade com a Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivisticas.
As inspecoes podem ser regulares (planeadas) ou extraordinarias (por denuncia ou iniciativa). Qualquer empresa na Serbia pode estar sujeita a inspecao -- independentemente da dimensao ou atividade.
O Que os Inspetores Verificam?
1. Regulamento sobre Protecao de Material de Registo
A empresa tem um Regulamento interno adotado? Esta atualizado? Os colaboradores conhecem-no?
2. Lista de Categorias de Material de Registo
Existe uma Lista de Categorias com periodos de retencao? Foi aprovada pelo arquivo competente? Corresponde aos tipos reais de documentacao da empresa?
3. Livro de Arquivo
Esta a ser mantido? Esta corretamente preenchido? Foi submetido ao arquivo a tempo (ate 30 de abril)? Os numeros sequenciais sao continuos?
4. Nomeacao de Pessoa Responsavel
Foi nomeada formalmente uma pessoa responsavel pela protecao do material de registo?
5. Condicoes de Armazenamento
Onde esta armazenada a documentacao? A sala e adequada (seca, protegida contra incendio, fechada)? As prateleiras e dossies estao em ordem?
6. Destruicao de Documentos
A empresa destruiu alguma documentacao? Se sim -- obteve primeiro aprovacao do arquivo? Existe um auto de destruicao?
Como Se Preparar para uma Inspecao
Utilize esta lista de verificacao para confirmar a sua prontidao:
- Regulamento sobre Protecao de Material de Registo adotado
- Lista de Categorias aprovada pelo arquivo competente
- Livro de arquivo preenchido e submetido para todos os anos anteriores
- Pessoa responsavel nomeada (com decisao/resolucao)
- Documentacao armazenada em condicoes adequadas
- Se houve destruicao -- aprovacao do arquivo + auto
- Documentacao eletronica devidamente arquivada
Penalizacoes por Violacoes
De acordo com os Artigos 42-43 da Lei:
| Infrator | Faixa de Penalizacao |
|---|---|
| Pessoas coletivas | 50.000 -- 2.000.000 RSD |
| Empresarios individuais | 10.000 -- 500.000 RSD |
| Pessoas responsaveis | 5.000 -- 150.000 RSD |
As penalizacoes mais severas sao para destruicao de documentacao sem aprovacao, especialmente se forem destruidos documentos de valor permanente.
E Se a Sua Empresa Nunca Submeteu um Livro de Arquivo?
Este e um cenario comum. Muitas empresas operam durante anos sem nunca submeterem um livro de arquivo. Nesse caso:
- Nao entre em panico, mas atue imediatamente
- Preencha retroativamente livros de arquivo para todos os anos anteriores
- Adote um Regulamento e Lista de Categorias se nao os tiver
- Nomeie uma pessoa responsavel
- Contacte o arquivo competente -- geralmente sao cooperantes e ajudam empresas que vem voluntariamente
E melhor abordar o arquivo por iniciativa propria do que esperar por uma inspecao.
Conclusao
Uma inspecao de arquivo nao e algo a temer -- desde que a sua documentacao esteja em ordem. A chave e uma abordagem sistematica: Regulamento, Lista de Categorias, livro de arquivo e armazenamento adequado.
Com o Arhivix, todos estes requisitos sao automatizados. O sistema gera o livro de arquivo, rastreia periodos de retencao, categoriza documentos pela Lista de Categorias e mantem registos completos para qualquer inspecao. Registe-se gratuitamente.
