Durante Quanto Tempo Deve Conservar as Guias de Remessa Eletronicas?
| Tipo de Entidade | Periodo de Retencao |
|---|---|
| Setor publico | Permanentemente |
| Setor privado | Minimo 10 anos a partir da data de emissao |
O Que Exatamente Deve Conservar?
- Guias de remessa eletronicas -- todas as enviadas e recebidas
- Guias de rececao eletronicas -- todas as confirmacoes
- Versoes em papel com holograma -- se utilizadas durante interrupcoes
- Rasto de auditoria -- quem criou, modificou, confirmou
- Anexos -- fotografias, CMR, certificados de qualidade
Onde Sao Armazenadas as Guias de Remessa Eletronicas?
1. Sistema Central (Portal)
O portal armazena todas as guias centralmente, mas depender exclusivamente dele e arriscado -- a lei coloca a responsabilidade em SI.
2. O Seu Proprio Sistema (Obrigatorio)
Deve ter a sua propria copia. Opcoes: DMS (recomendado), arquivo ERP ou sistema de ficheiros.
Porque Escolher um DMS para Arquivo?
- Classificacao automatica -- por destinatario, data, tipo de mercadoria
- Retencao garantida -- previne eliminacao acidental
- Integridade documental -- valores hash, assinaturas digitais, rasto de auditoria
- Ligacao cruzada -- conecta guias de remessa com faturas, guias de rececao, contratos
O Que os Inspetores Procuram
- Tem todas as guias de remessa?
- Sao pesquisaveis?
- Estao inalteradas?
- Tem um rasto de auditoria?
- Tem copias de seguranca?
Lista de Verificacao de Arquivo
- DMS ou ERP com arquivo de longo prazo
- Sincronizacao automatica com o portal de guias de remessa eletronicas
- Copia de seguranca externa (nuvem ou fisica)
- Periodos de retencao configurados (10 anos / permanente)
- Protecao contra eliminacao (bloqueio de retencao)
- Pesquisa por destinatario, data, tipo de mercadoria
- Rasto de auditoria ativado
- Ligacao com faturas eletronicas e guias de rececao
Conclusao
O arquivo de guias de remessa eletronicas nao e opcional -- e um requisito legal durante 10 anos. Nao dependa exclusivamente do portal governamental.
O Arhivix arquiva automaticamente todas as guias de remessa eletronicas durante mais de 10 anos, com pesquisa completa, rasto de auditoria e protecao contra eliminacao. Sempre pronto para inspecoes.
