Porque a Implementacao Nao Tem de Ser Dolorosa
O maior receio ao adotar um DMS: "Como vamos transferir todos os documentos?", "Os colaboradores nao vao querer utilizar o novo sistema", "Vamos ficar paralisados durante semanas". Nada disto tem de ser verdade -- se seguir o processo correto.
Passo 1: Auditoria da Documentacao Existente
Antes da implementacao, faca um inventario: quantos documentos tem, onde estao (servidor, email, papel), quais sao utilizados ativamente, quais sao de arquivo. Isto demora 1-2 dias e da uma imagem clara.
Passo 2: Definir a Estrutura
Determine as categorias: faturas, contratos, RH, projetos, correspondencia. Defina quem tem acesso a que. Estabeleca periodos de retencao. O DMS ajuda com modelos predefinidos para o seu mercado.
Passo 3: Configurar Utilizadores e Funcoes
Defina funcoes: administrador, contabilista, diretor, colaborador. Cada funcao tem permissoes definidas -- o que podem ver, editar, eliminar, partilhar.
Passo 4: Migracao de Documentos
Nao migre tudo de uma vez. Comece com novos documentos -- a partir de hoje, tudo vai para o DMS. Migre documentos antigos gradualmente, por prioridade: contratos ativos > ano corrente > anos anteriores.
Passo 5: Formacao dos Colaboradores
A formacao nao precisa de demorar horas. Se o DMS for intuitivo, 30 minutos sao suficientes. O fundamental: mostre aos colaboradores como o DMS lhes poupa tempo, nao como e complicado.
Passo 6: Arranque e Monitorizacao
Primeiras 2 semanas -- suporte intensivo. Monitorize quem utiliza o sistema e quem nao utiliza. Resolva problemas imediatamente. Apos um mes -- o sistema torna-se rotina.
Erros Comuns de Implementacao
- Tentar migrar todos os documentos de uma vez -- paralisa a empresa
- Sem formacao -- os colaboradores regressam aos habitos antigos
- Estrutura demasiado complicada -- mais simples e melhor
- Sem "campea" na equipa -- precisa de uma pessoa a impulsionar a implementacao
Conclusao
O Arhivix implementa-se em 1-2 dias. Interface intuitiva, modelos predefinidos, formacao incluida. Comece com novos documentos hoje -- migre os antigos gradualmente. Experimente gratuitamente.
