A Folha de Calculo que Ninguem Atualiza
Todas as equipas de RH tem uma: a folha de calculo mestre que acompanha datas de contratos, periodos de estagio, vencimentos de certificacoes e calendarios de avaliacao de desempenho. Alguem criou-a ha dois anos. Tres pessoas tem acesso de edicao. Nao e atualizada desde fevereiro. Entretanto, dois contratos a prazo expiraram sem avisos de renovacao e uma certificacao de seguranca obrigatoria caducou sem que ninguem notasse — porque a folha de calculo dizia "pendente" e ninguem a alterou.
Consultas de Pesquisa de RH que Previnem Falhas de Conformidade
- "Colaboradores com contratos a prazo a expirar nos proximos 90 dias" — filtrado por prazo em todos os ficheiros de pessoal
- "Todos os colaboradores cuja certificacao de seguranca expira antes de junho" — acompanhamento de conformidade de formacao
- "Contratos com periodos de estagio a terminar este mes" — lembretes de revisao de estagio
- "Encontrar todos os colaboradores que assinaram uma clausula de nao concorrencia" — pesquisa ao nivel de clausula dentro do conteudo dos contratos
- "Registos de formacao do [departamento] nos ultimos 12 meses" — recuperacao de documentacao de conformidade
Verificacao de Integracao
Durante uma auditoria, precisa de provar que cada colaborador completou a sua documentacao de integracao: contrato assinado, verificacao de identidade, formulario fiscal, reconhecimento de formacao em seguranca. Com pesquisa por IA, "mostrar todos os documentos de integracao de colaboradores contratados no 1.o trimestre de 2026" devolve uma visao de lista de verificacao — revelando instantaneamente quais ficheiros estao completos e quais tem lacunas.
A Dimensao do RGPD
Os dados dos colaboradores sao dados pessoais. O RGPD da aos colaboradores o direito de aceder aos seus dados e, em alguns casos, solicitar a sua eliminacao. Quando um colaborador pergunta "que documentos tem sobre mim?" — precisa de responder de forma completa e rapida. A pesquisa por IA em ficheiros de pessoal classificados e com controlo de acesso torna este pedido uma unica consulta em vez de uma pesquisa de arquivo de varios dias.
Como a Arhivix Disponibiliza a Pesquisa de RH
A Arhivix indexa cada documento de RH com metadados extraidos por IA — datas de contrato, nomes de colaboradores, tipos de certificacao e datas de validade. Os alertas automaticos de prazo substituem a folha de calculo nunca atualizada. A pesquisa em linguagem natural trata consultas em linguagem simples e os controlos de acesso por colaborador garantem a conformidade com o RGPD. Todos os dados sao encriptados com AES-256 no AWS S3, com registos de auditoria completos que satisfazem tanto as autoridades de protecao de dados como os requisitos internos de conformidade de RH.
