Caos nas Agencias de Contabilidade
Uma agencia de contabilidade tipica trata da contabilidade de 30-100 clientes. Cada cliente envia mensalmente faturas, extratos bancarios, contratos, ordens de viagem. Multiplique por 12 meses e obtem milhares de documentos por ano.
"Sistema" atual: uma pasta por cliente no servidor, emails com anexos, grupos de mensagens, pastas de papel. Resultado? Gasta mais tempo a encontrar documentos do que a fazer contabilidade propriamente dita.
Como o DMS Muda o Trabalho da Agencia
Organizacao por Cliente
Cada cliente tem o seu proprio espaco com categorizacao automatica: faturas recebidas, faturas emitidas, extratos, contratos, formularios fiscais. A IA reconhece o tipo de documento e arquiva-o corretamente.
Portal de Carregamento para Clientes
Em vez de emails e mensagens -- os clientes carregam documentos diretamente no portal. Cada documento vai automaticamente para a pasta certa. Acabaram os "enviei-lhe a fatura por email, recebeu?"
Prazos de Declaracoes Fiscais
O DMS lembra automaticamente sobre prazos: declaracao de IVA ate ao dia 15, imposto anual ate marco, livro de arquivo ate abril. Para cada cliente separadamente.
Digitalizacao em Massa
O cliente traz uma caixa de faturas em papel? Digitalizacao em massa + OCR = tudo digitalizado, pesquisavel e organizado em 30 minutos em vez de 3 dias.
ROI para Agencias de Contabilidade
| Atividade | Sem DMS | Com DMS |
|---|---|---|
| Encontrar uma fatura | 5-15 minutos | 10 segundos |
| Rececao de documentos de clientes | Email + ordenacao manual | Portal automatico |
| Preparacao para auditoria fiscal | 2-3 dias | 30 minutos |
| Tempo gasto em administracao | 40% do tempo de trabalho | 10% do tempo de trabalho |
Conclusao
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