Tres prazos diferentes que se confundem com facilidade
Muitas empresas portuguesas pensam que podem eliminar documentos fiscais assim que a Autoridade Tributaria deixa de poder liquidar imposto. E um erro caro. Existem em Portugal tres prazos distintos que tendem a confundir-se: o prazo de caducidade do direito a liquidacao, o prazo de prescricao da divida tributaria e o prazo de conservacao dos documentos. Sao realidades juridicas diferentes, com finalidades diferentes, e o mais longo dos tres e justamente o que muitas empresas ignoram.
A confusao tem consequencias praticas imediatas. Quem alinha a destruicao de arquivo com o prazo de liquidacao do imposto arrisca-se a eliminar documentos que a lei ainda obriga a conservar. E quando surge uma inspecao ou um litigio, a ausencia desses documentos pesa contra a propria empresa, que fica sem como provar o que declarou.
Caducidade: quatro anos para liquidar
O prazo de caducidade e o tempo de que a Autoridade Tributaria dispoe para liquidar um imposto. Para os impostos periodicos, como o IRC, a Lei Geral Tributaria fixa, em regra, um prazo de caducidade de quatro anos a contar do termo do ano em que ocorreu o facto tributario. Decorrido esse prazo sem liquidacao validamente notificada, a Administracao deixa, em principio, de poder exigir imposto relativo a esse periodo.
E aqui que nasce o equivoco. Como ao fim de quatro anos a Autoridade Tributaria deixa de poder liquidar, muitos concluem que os documentos ja nao sao necessarios. Mas a caducidade diz respeito ao direito de liquidar, nao ao dever de conservar. Sao planos distintos, e confundi-los e o primeiro passo para um arquivo incompleto.
Prescricao: oito anos para cobrar
A prescricao e ainda outra coisa. Refere-se ao tempo durante o qual uma divida tributaria ja constituida pode ser cobrada. Para os impostos periodicos, o prazo de prescricao das dividas e, em regra, de oito anos a contar do termo do ano em que ocorreu o facto tributario. Significa que, mesmo depois de esgotado o prazo de liquidacao, uma divida ja apurada pode continuar a ser exigivel durante varios anos.
Para a gestao documental, a leitura e clara: o prazo de prescricao, de oito anos, ja por si ultrapassa o prazo de caducidade de quatro anos. Mesmo que se quisesse alinhar o arquivo com os prazos do imposto, seria a prescricao, e nao a caducidade, o limite minimo a considerar. Mas nem sequer e esse o prazo decisivo.
Conservacao: dez anos como regra geral
O prazo que verdadeiramente comanda o arquivo e o da conservacao dos documentos. O artigo 19.o do Decreto-Lei n.o 28/2019 estabelece que os sujeitos passivos sao obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte durante 10 anos, salvo quando outro prazo resulte de disposicao especial. Esta obrigacao abrange tambem a documentacao relativa a analise, programacao e execucao dos tratamentos informaticos utilizados.
No mesmo sentido, as empresas com contabilidade organizada sujeitas a IRC devem manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentacao fiscal relativo a cada exercicio. Em sede de IVA, os registos contabilisticos e os documentos de suporte devem igualmente ser conservados durante 10 anos. O prazo de conservacao e, portanto, mais do dobro do prazo de caducidade e ainda superior ao de prescricao, e e ele que determina ate quando os documentos nao podem ser destruidos.
Porque o digital nao dispensa o cuidado com o prazo
A passagem para a fatura eletronica, o ATCUD e o SAF-T nao elimina a obrigacao de conservacao de 10 anos, apenas muda o suporte. Um documento eletronico continua sujeito ao mesmo prazo, e a sua conservacao tem de garantir a integridade, a autenticidade e a legibilidade durante toda a decada. Guardar ficheiros numa pasta sem qualquer garantia de que nao foram alterados nao cumpre, por si so, o dever de conservar em boa ordem.
O Decreto-Lei n.o 28/2019 e expresso ao estender a obrigacao de conservacao a documentacao tecnica dos tratamentos informaticos. Isto significa que, numa contabilidade digital, nao basta guardar as faturas: e preciso poder demonstrar como os dados foram processados e que se mantiveram integros ao longo do tempo. A conservacao deixa de ser um arquivo passivo e passa a ser um processo que tem de resistir a uma verificacao anos mais tarde.
Como organizar o arquivo para os 10 anos
A abordagem pratica comeca por separar claramente os tres conceitos: a caducidade limita a liquidacao, a prescricao limita a cobranca, e a conservacao limita a destruicao. O prazo que define a politica de arquivo e o de conservacao de 10 anos, salvo prazo especial mais longo. A partir dai, convem garantir que os livros, registos e documentos de suporte, em papel ou em formato eletronico, sao mantidos de forma integra, autentica e legivel durante toda a decada, incluindo a documentacao tecnica dos sistemas informaticos. So depois de decorridos os 10 anos, e na ausencia de qualquer litigio ou disposicao especial, faz sentido ponderar a eliminacao. Alinhar a destruicao com a caducidade de quatro anos, como ainda fazem muitas empresas, e expor-se a ficar sem prova precisamente quando ela e necessaria.
