As duas decisoes que mudaram o maio dos contabilistas portugueses
Em abril de 2026, dois despachos da Secretaria de Estado dos Assuntos Fiscais redesenharam o calendario fiscal para o exercicio 2025. O Despacho 55/2026-XXV-SEAF prorrogou o prazo de comunicacao do SAF-T-Faturacao do dia 5 para o dia 8 de maio de 2026, dando tres dias adicionais aos sistemas POS que ainda nao tinham concluido o ajuste a versao XSD mais recente. Em paralelo, o despacho operacional sobre a IES (Informacao Empresarial Simplificada) confirmou que a declaracao para o exercicio 2025, com prazo de submissao a 15 de julho de 2026, ja viria com pre-preenchimento automatico dos anexos A e I com base nos ficheiros SAF-T (Contabilidade) submetidos pelas entidades.
Ate ai, a IES era uma declaracao de auto-preenchimento total. O contabilista preparava o ficheiro, validava-o no Portal das Financas e submetia. A AT recebia e arquivava. Em 2026, a logica inverte-se: a AT pre-preenche, o contabilista valida ou corrige. A correcao tem prazo limite de 30 dias a contar da disponibilizacao da IES pre-preenchida no Portal. Quem nao corrige no prazo, fica com os valores pre-preenchidos como definitivos.
Como a AT pre-preenche os anexos A e I
O anexo A da IES e a demonstracao de resultados por naturezas. O anexo I e o balanco. Ambos sao numericamente alimentados pelos saldos das contas do SAF-T (Contabilidade). A AT cruza tres ficheiros:
- O SAF-T (Contabilidade) anual, que algumas empresas ja submetem voluntariamente desde 2024
- O SAF-T (Faturacao) mensal, que e obrigatorio para todas as empresas com facturacao
- As Declaracoes Mensais de Remuneracoes (DMR), que alimentam os custos com pessoal
O algoritmo de pre-preenchimento agrupa as contas conforme o Codigo de Contas Portugues e atribui automaticamente cada agrupamento a uma linha do anexo A ou do anexo I. Os tres campos mais frequentemente errados sao:
- Outros gastos e perdas operacionais, onde a AT classifica genericamente despesas que a empresa subdivide manualmente
- Outros rendimentos, onde a AT pre-preenche subsidios e ganhos de capital sem distincao
- Existencias, onde diferencas de inventario fisico vs contabilistico aparecem como ajustamento que a empresa precisa explicar
A janela de 30 dias para corrigir: que provas e que precisa
Quando a IES pre-preenchida fica disponivel no Portal das Financas (tipicamente entre 1 e 15 de junho de 2026 para entidades com exercicio coincidente com o ano civil), comeca um prazo de 30 dias para validar ou corrigir. Corrigir nao significa simplesmente alterar o valor. Significa carregar prova documental que sustente a alteracao.
Tipos de prova aceites pela AT em sede de IES pre-preenchida:
- Extratos contabilisticos detalhados com os movimentos que justificam a divergencia, exportados do sistema contabilistico com selo de autenticacao temporal
- Documentos de suporte (faturas, notas de credito, contratos) com numero de identificador unico e referencia ao movimento no SAF-T
- Mapas de imobilizado com depreciacoes calculadas e cruzadas com o anexo do imobilizado
- Inventarios fisicos assinados, datados e referenciados a contagens trimestrais
- Mapas de divergencias entre SAF-T (Faturacao) e SAF-T (Contabilidade) com explicacao por linha
O contabilista que tenha 2025 sem auditoria interna mensal, sem reconciliacoes documentadas e sem arquivo organizado dos documentos de suporte, nao consegue produzir esta prova em 30 dias. O resultado e aceitar valores pre-preenchidos que podem implicar IRC adicional, derrama estadual adicional e tributacao autonoma adicional.
O adiamento do SAF-T (Contabilidade) e o engano que cria
A obrigatoriedade anual do SAF-T (Contabilidade) foi adiada para exercicios a partir de 2027 (submissao em 2028). Esta noticia foi comunicada como um alivio. Em pratica e uma armadilha. Tres razoes:
Primeira: muitas empresas vao deixar de produzir o SAF-T (Contabilidade) com cuidado mensal, na expectativa de que so seja necessario daqui a dois anos. Quando precisarem dele em 2028, descobrirao que os anos 2025, 2026 e 2027 estao desorganizados e a reconstrucao retroactiva e impossivel.
Segunda: a IES 2026 pre-preenchida ja usa SAF-T (Contabilidade) como fonte. Mesmo que a sua submissao formal anual seja postergada, a sua geracao mensal continua a ser necessaria para alimentar o pre-preenchimento. Empresas que dispensem o SAF-T mensal recebem IES pre-preenchidas em branco, o que a AT interpreta como deficiencia formal e abre processo inspectivo.
Terceira: o cruzamento entre SAF-T (Faturacao) mensal e SAF-T (Contabilidade) mensal e a base do controle de coerencia fiscal. Sem este cruzamento, a AT abre alertas automaticos para divergencias acima de 1.000 EUR por mes, e a empresa entra na lista de inspecao prioritaria de 2027.
Coimas do RGIT mapeadas ao calendario IES
O Regime Geral das Infracoes Tributarias (RGIT) tem coimas escalonadas para cada infracao. Para o ciclo IES 2026 com pre-preenchimento, os tetos relevantes sao:
- Falta ou inexactidao da IES (art. 117 RGIT): coima de 200 EUR a 10.000 EUR por declaracao, com agravamento para infracoes dolosas
- Falta de comunicacao do SAF-T (Faturacao) ou comunicacao com erros (art. 119 RGIT): coima de 150 EUR a 3.750 EUR por mes, com aplicacao por cada mes em falta
- Falta ou inexactidao das declaracoes periodicas IVA (art. 116 RGIT): coima de 300 EUR a 7.500 EUR por declaracao
- Recusa de exibicao de escrita ou documentos (art. 113 RGIT): coima de 200 EUR a 10.000 EUR por dia de atraso
O risco efectivo de uma PME portuguesa com erros de pre-preenchimento na IES 2026 nao corrigidos no prazo nao e uma coima isolada. E a soma de varias coimas: IES inexacta (5.000 EUR), SAF-T-Faturacao incorrecto nos meses afectados (3.000 EUR), e eventualmente IVA inexacto se a divergencia tem impacto fiscal (4.000 EUR). O total pode facilmente ultrapassar 12.000 EUR para uma PME com 50 funcionarios.
Construir um arquivo limpo de 2025 em junho e julho de 2026
O exercicio 2025 ja esta fechado contabilisticamente. O que se pode fazer entre junho e julho de 2026 e a organizacao do arquivo para garantir que cada divergencia entre o pre-preenchimento e a realidade tem prova documental imediatamente disponivel. Plano de duas semanas:
- Exportar SAF-T (Contabilidade) anual 2025 do sistema ERP com selo de autenticacao temporal
- Cruzar com SAF-T (Faturacao) mensal 2025 e identificar divergencias maiores que 500 EUR por mes
- Para cada divergencia identificada, anexar prova documental (factura, nota credito, contrato) com numero unico e hash
- Preparar mapa de imobilizado 2025 com depreciacoes calculadas e dispostas por activo, com referencia cruzada ao SAF-T
- Reconciliar contas com terceiros (clientes, fornecedores) ao nivel do partidario, com extracto autenticado
- Carregar todos os documentos para o DMS com indexacao por mes, conta e tipo
- Realizar uma simulacao IES com os valores corrigidos, comparando com o que o pre-preenchimento ira mostrar
- Identificar antecipadamente os pontos onde o contabilista vai precisar de corrigir, e ter as provas em pasta separada
O contabilista que entra em julho com este arquivo preparado fecha a IES 2026 em duas horas. O que entra desprevenido enfrenta uma maratona de 30 dias com risco de coimas substanciais.
