Berichtenapps: Het Onoffciele "Zakelijke Platform"
In veel landen zijn berichtenapps het de facto zakelijke communicatieplatform geworden. Bedrijfsgroepen, projectgroepen, afdelingsgroepen. Facturen verstuurd via chat. Contracten gefotografeerd en gedeeld in groepen. Vrachtbrieven? "Maak een foto en stuur het in de groep."
6 Risico's van het Versturen van Documenten via Berichtenapps
1. Compressie Vernietigt Kwaliteit
Afbeeldingen worden gecomprimeerd -- tekst wordt onleesbaar, factuurnummers wazig, stempels en handtekeningen onduidelijk. Voor archivering en belastingcontroles -- onbruikbaar.
2. Documenten Verlopen of Raken Zoek
Oude media wordt na verloop van tijd verwijderd of bij het wisselen van telefoon. App opnieuw installeren? Documenten weg. Nieuwe telefoon? Geschiedenis gewist.
3. Nul Toegangscontrole
Iedereen in de groep ziet alles. Wanneer een medewerker vertrekt -- heeft hij nog steeds toegang tot de gehele chatgeschiedenis, inclusief vertrouwelijke gegevens.
4. Geen Inhoudszoekfunctie
Probeer een specifieke factuur van 6 maanden geleden te vinden. De enige methode: eindeloos scrollen.
5. Geen Juridische Bewijskracht
Chatberichten zijn geen juridisch bewijs. Geen gekwalificeerde e-handtekening, geen tijdstempel, geen integriteitsgarantie.
6. AVG-non-conformiteit
Het versturen van persoonsgegevens van medewerkers of klanten via berichtenapps is een potentiele overtreding van de gegevensbescherming.
Wat Gebruikt U in Plaats Daarvan
| Behoefte | Berichten-app | DMS |
|---|---|---|
| Factuur versturen | Foto in groep | Upload + AI-classificatie |
| Delen met klant | Link of bijlage | Klantenportaal met toegangscontrole |
| Document ondertekenen | Fysieke handtekening + foto | Gekwalificeerde e-handtekening |
| Oud document vinden | 6 maanden terugscrollen | AI-zoekfunctie in 3 seconden |
Conclusie
Berichtenapps zijn voor privecommunicatie -- niet voor bedrijfsdocumenten. Elk document dat via chat wordt verstuurd, is een document zonder controle, zonder archivering en zonder juridische zekerheid.
Arhivix is net zo eenvoudig als een berichten-app, maar gebouwd voor bedrijfsdocumenten. Mobiele app, drag-and-drop upload, AI-zoekfunctie, klantenportaal en volledige wettelijke naleving. Probeer het gratis.
