Een Scenario Dat Elk Bedrijf Kent
De directeur stuurt een contract naar een klant. Klant wijzigt twee clausules en stuurt het terug. Jurist corrigeert. Directeur voegt iets toe. Definitieve versie? Niemand weet het zeker. Op de gedeelde map ziet u:
contract_klantX.docxcontract_klantX_v2.docxcontract_klantX_DEFINITIEF.docxcontract_klantX_DEFINITIEF_correctie.docxcontract_klantX_DEFINITIEF_v2_ECHT.docx
Welke ondertekenen we?
Waarom Dit Gevaarlijk Is, Niet Alleen Vervelend
- Juridische gevolgen -- de verkeerde versie ondertekenen betekent dat onderhandelde voorwaarden niet zijn opgenomen
- Financiele verliezen -- verkeerde offerte met oude prijzen naar klant gestuurd
- Tijdverspilling -- elke "welke is de nieuwste versie?" kost 5-10 minuten
Hoe DMS Versiebeheer Oplost
- Automatische versiebeheer -- elke bewerking slaat automatisch een nieuwe versie op
- Wijzigingsgeschiedenis -- wie heeft wat gewijzigd, wanneer en waarom
- Documentvergrendeling -- terwijl iemand bewerkt, kunnen anderen niet overschrijven
- Enige bron van waarheid -- een document, iedereen ziet dezelfde versie
Conclusie
Documentversiechaos kost tijd, geld en kan juridische gevolgen hebben. De oplossing: een systeem, automatisch versiebeheer, volledige geschiedenis.
Arhivix slaat automatisch elke versie van elk document op. U weet altijd welke de nieuwste is, wie wat heeft gewijzigd en kunt naar elke vorige versie terugkeren. Probeer het gratis.
