Waarom Is Het Belangrijk om Bewaartermijnen voor Facturen te Kennen?
Facturen zijn het meest voorkomende type bedrijfsdocumentatie. Elk bedrijf geeft ze uit en ontvangt ze -- dagelijks, wekelijks, maandelijks. Maar hoe lang moet u ze bewaren? Het antwoord hangt af van of u btw-plichtig bent, in welke sector u actief bent en welk type factuur het betreft.
Een verkeerde termijn kan u duur komen te staan -- hetzij omdat u voortijdig een document hebt vernietigd dat nodig was voor een belastingcontrole, hetzij omdat u tonnen onnodig papier opslaat.
Bewaartermijnen per Wet
Boekhoudwet (Art. 9)
Volgens de Boekhoudwet ("Staatsblad RS", Nr. 73/2019) moeten boekhouddocumenten (inclusief facturen) minimaal 5 jaar worden bewaard vanaf de laatste dag van het boekjaar waarop zij betrekking hebben.
Btw-wet
Voor btw-plichtigen moeten facturen 10 jaar worden bewaard vanaf het einde van het kalenderjaar waarop zij betrekking hebben. Dit is langer dan de algemene boekhoudtermijn.
Wet Elektronische Facturering
Elektronische facturen die via het SEF-systeem zijn uitgegeven, worden bewaard:
- 10 jaar voor btw-plichtigen
- 5 jaar voor entiteiten die niet in het btw-systeem zitten
Het SEF-systeem slaat facturen zelf op in een centraal register, maar dit ontslaat het bedrijf niet van de verplichting om eigen registratie bij te houden.
Overzicht Bewaartermijnen per Factuurtype
| Factuurtype | Bewaartermijn | Wettelijke Basis |
|---|---|---|
| Uitgaande facturen (btw-plichtig) | 10 jaar | Btw-wet |
| Inkomende facturen (btw-plichtig) | 10 jaar | Btw-wet |
| Facturen (niet-btw-plichtig) | 5 jaar | Boekhoudwet |
| E-facturen via SEF (btw) | 10 jaar | Wet Elektronische Facturering |
| E-facturen via SEF (niet-btw) | 5 jaar | Wet Elektronische Facturering |
| Voorschotfacturen | 10 jaar | Btw-wet |
| Credit-/debitnota's | 10 jaar | Btw-wet |
Papieren of Elektronische Factuur -- Verschilt de Termijn?
Nee. De bewaartermijn is dezelfde ongeacht het formaat. Papieren factuur, PDF, XML -- allemaal worden ze even lang bewaard. Het verschil zit in de opslagmethode:
- Papieren facturen: fysieke opslag in ordners/dozen
- Elektronische facturen: digitale opslag met gewaarborgde integriteit en authenticiteit
Als u papieren facturen hebt gedigitaliseerd (gescand), moeten originelen nog steeds worden bewaard, tenzij u voldoet aan de voorwaarden voor het vervangen van originelen door digitale kopieen.
Praktische Tips voor Factuuropslag
- Organiseer op jaar en type -- inkomend en uitgaand apart, per jaar
- Gebruik een DMS-systeem voor elektronische facturen -- automatische categorisering en zoeken
- Koppel facturen aan het archiefboek -- elke factuurcategorie moet worden geregistreerd
- Wacht niet tot het einde van het jaar -- organiseer maandelijks of per kwartaal
- Maak back-ups van elektronische facturen -- minimaal 2 kopieen op verschillende locaties
Wat Gebeurt Er Na het Verlopen van de Termijn?
Wanneer de bewaartermijn van facturen verloopt, kunt u ze niet zomaar verwijderen. U moet:
- Een lijst opstellen van facturen voor vernietiging
- Een verzoek indienen bij het bevoegde archief om goedkeuring
- Wachten op schriftelijke goedkeuring
- De documentatie vernietigen en een verslag opmaken
Conclusie
De bewaartermijn voor facturen in Servie is 5 of 10 jaar, afhankelijk van btw-status. Laat dit u niet verwarren -- de sleutel is een systematische aanpak en het juiste gereedschap.
Arhivix houdt automatisch bewaartermijnen bij voor elke factuur, waarschuwt u wanneer ze verlopen en helpt u de wettelijke vernietigingsprocedure uit te voeren. Alles op een plek.
