Che cos'e una traccia di controllo?
Una traccia di controllo (audit trail) e un registro automatico di tutte le attivita relative ai documenti: chi ha acceduto, chi ha modificato, chi ha scaricato, chi ha cancellato, quando e da quale posizione. E la "scatola nera" del vostro sistema di gestione documentale.
Perche la traccia di controllo e obbligatoria?
- GDPR: dovete sapere chi ha acceduto ai dati personali
- Legge archivistica: l'integrita dei documenti deve essere dimostrabile
- Standard ISO: la norma ISO 27001 richiede la registrazione degli accessi
- Controlli fiscali: gli ispettori possono richiedere la prova che un documento non sia stato alterato
Cosa registra una traccia di controllo?
| Attivita | Dati registrati |
|---|---|
| Accesso al documento | Utente, ora, indirizzo IP |
| Modifica del documento | Utente, ora, cosa e stato modificato |
| Download | Utente, ora, formato di download |
| Cancellazione | Utente, ora, motivo (se fornito) |
| Condivisione | Utente, destinatario, livello di accesso |
Esempi pratici
Esempio 1: Un dipendente afferma di non aver mai visto il contratto -- la traccia di controllo mostra che ha aperto il documento 3 volte.
Esempio 2: Un ispettore richiede la prova che una fattura non sia stata alterata -- la traccia di controllo conferma l'integrita dal momento della creazione.
Conclusione
Arhivix registra automaticamente ogni attivita sui documenti. Registri completi di accesso, modifica e cancellazione -- senza alcun lavoro aggiuntivo. Conformita legale immediata. Provatelo gratuitamente.
