Cos'e l'archiviazione in outsourcing?
L'archiviazione in outsourcing significa che un'azienda specializzata si occupa per voi dell'intero ciclo di gestione del materiale corrente e archivistico: dal ritiro della carta dai vostri uffici, attraverso la classificazione, l'inventario, la digitalizzazione e la conservazione, fino allo scarto del materiale per cui sono scaduti i termini e al versamento del materiale storico all'Archivio di Stato competente. Voi rimanete proprietari dei documenti, ma la responsabilita fisica e giuridica del corretto trattamento e assunta dal fornitore.
Il concetto viene spesso confuso con il semplice deposito (solo tenere scatole in un magazzino) e con la digitalizzazione (solo scansione). La vera archiviazione professionale comprende entrambi piu la conformita giuridica: si tiene un registro elettronico d'archivio, un registro degli accessi, lo scarto alla scadenza dei termini e una pista di controllo completa per ogni documento.
A chi serve l'archiviazione in outsourcing
- Studi di commercialisti che gestiscono decine di clienti, dove ogni cliente genera migliaia di documenti all'anno e tutto deve essere conservato per 10 anni.
- Studi legali che lavorano su pratiche di cui alcune parti vanno conservate a tempo indeterminato.
- Imprese edili che accumulano in cantiere documentazione (giornali di cantiere, certificati, rapporti di prova) che la legge richiede di conservare per almeno 10 anni dopo la fine dei lavori.
- Catene di distribuzione e grossisti con centinaia di documenti di trasporto e fatture al mese.
- Strutture sanitarie con documentazione medica i cui termini di conservazione vanno da 15 a 30 anni per paziente.
- Tutte le aziende che con la crescita hanno superato il proprio spazio interno, dove un magazzino con scatole e diventato piu costoso del servizio professionale.
Quadro normativo in Italia
L'archiviazione in outsourcing in Italia e regolata da tre fonti chiave: il Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004) (definisce gli obblighi di chi produce e detiene materiale archivistico), il Codice civile e le norme fiscali (stabiliscono per quanto tempo conservare le diverse categorie), e le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il fornitore di servizi di archiviazione deve possedere l'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica competente per la conservazione di archivi di interesse storico e deve tenere il registro d'archivio intestato alla vostra azienda, anche quando la documentazione si trova fisicamente presso di lui.
Importante: la proprieta dei documenti rimane vostra. Il contratto di archiviazione in outsourcing e un contratto di servizi, non un trasferimento di proprieta. Cio significa che potete ritirare il vostro materiale in qualsiasi momento, ma anche che la responsabilita giuridica per termini e accessi rimane vostra, mentre il fornitore risponde delle condizioni di conservazione e della correttezza del registro.
Cosa e incluso nel servizio
- Ritiro: intervento presso la sede per raccogliere la documentazione, inventario in fase di presa in carico, trasporto in condizioni controllate.
- Classificazione: suddivisione per categorie secondo il vostro titolario e determinazione dei termini di conservazione.
- Inventario e iscrizione nel registro: ogni unita riceve una segnatura unica, data di ricezione, descrizione e termine di conservazione.
- Digitalizzazione (opzionale): scansione con riconoscimento OCR, indicizzazione e ricercabilita per contenuto.
- Conservazione: in locali che soddisfano i requisiti (temperatura e umidita controllate, sistema antincendio, controllo accessi, videosorveglianza).
- Accesso a richiesta: consegna del documento scansionato in poche ore o dell'originale fisico nei tempi definiti dal contratto.
- Scarto: una volta all'anno, proposta di scarto del materiale scaduto ed esecuzione della procedura davanti alla Soprintendenza.
- Versamento del materiale storico: dopo 30 anni, il materiale storico classificato viene versato all'Archivio di Stato competente secondo procedura anch'essa gestita dal fornitore.
Quanto costa e quando conviene
Il prezzo si calcola di solito per metro lineare di scaffalatura all'anno (orientativamente da 80 a 250 euro al metro, a seconda delle condizioni) piu un compenso per la presa in carico iniziale e la digitalizzazione se richiesta. Per un'azienda con 50 metri lineari di documentazione cartacea, il servizio annuale di conservazione si aggira intorno ai 5.000 euro.
Calcolo della convenienza: confrontate con il costo pieno della soluzione interna: affitto del metro quadro di ufficio convertito in archivio (Milano: 25 a 40 euro per m² al mese; citta minori: 12 a 20 euro), stipendio del dipendente che cura saltuariamente l'archivio, attrezzature (scaffali, scatole), assicurazione, inventario annuale, perdita di tempo nelle ricerche. Per qualsiasi azienda oltre i 30 m² di archivio attivo, l'archiviazione in outsourcing risulta piu economica e libera spazio per postazioni di lavoro.
Cosa il fornitore non puo fare per voi
Prima di firmare il contratto, definite chiaramente cosa rimane di vostra responsabilita: la classificazione per categorie deve la prima volta passare dal vostro titolario (se non lo avete, alcuni fornitori lo elaborano come servizio aggiuntivo); la decisione di scarto spetta formalmente al proprietario della documentazione; la documentazione fiscale e giudiziaria in procedimenti in corso deve spesso restare accessibile in tempi piu brevi rispetto allo standard.
Come scegliere un fornitore: checklist
- Autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per la conservazione del materiale d'archivio
- Polizza assicurativa contro danni, furto e perdita della documentazione
- Procedura scritta di intervento in caso di incendio, alluvione e incidente cyber
- Possibilita di accesso digitale ai documenti (portale web, tempi di risposta)
- Crittografia delle scansioni a riposo e in transito (AES-256 minimo)
- Pista di controllo (audit trail) per ogni accesso al documento
- Referenze nel vostro settore, soprattutto se avete termini specifici (sanita, edilizia, finanza)
- Procedura di uscita chiara: se interrompete la collaborazione, come e in quanto tempo riavete il vostro materiale
