Quanto costa davvero la ricerca dei documenti?
Le ricerche mostrano che il dipendente medio impiega 18 minuti per trovare un singolo documento. Durante una giornata lavorativa, il lavoratore medio cerca 5-8 documenti. Sono fino a 2,5 ore al giorno spese a cercare, non a lavorare.
In un'azienda di 20 persone, sono 50 ore al giorno -- ovvero 6 giornate lavorative complete a settimana -- sprecate per trovare documenti che dovrebbero essere a portata di mano.
Dove cercate i documenti?
- Desktop del computer -- "forse l'ho salvato qui"
- Email -- ricerca per parole chiave, 200 risultati
- Gruppo chat -- scorrere indietro di 3 mesi
- Google Drive -- 15 cartelle, non e in nessuna di esse
- Cartella condivisa del server -- "Chi ha cambiato la struttura delle cartelle?!"
- Chiedere a un collega -- "Hai quella fattura di Marco?"
- Cartella fisica -- trovata, ma versione sbagliata
La soluzione: ricerca documenti con intelligenza artificiale
Immaginate di dire al sistema: "Trovami la bolletta dell'elettricita di marzo 2025" -- e la trova in 3 secondi. Niente cartelle, niente convenzioni di denominazione, niente scorrimento.
- Ricerca in linguaggio naturale -- descrivete cosa state cercando
- OCR per documenti scansionati -- anche le immagini delle fatture diventano ricercabili
- Etichettatura automatica -- il sistema riconosce tipo di documento, fornitore, data
- Risultati in secondi -- non minuti, non ore
Quanto risparmiereste?
| Dimensione azienda | Tempo perso al giorno | Risparmio annuale con DMS |
|---|---|---|
| 5 dipendenti | ~12,5 ore | ~3.000 ore/anno |
| 10 dipendenti | ~25 ore | ~6.000 ore/anno |
| 20 dipendenti | ~50 ore | ~12.000 ore/anno |
Conclusione
Cercare documenti non e "una parte normale del lavoro" -- e il sintomo di un sistema inadeguato. Con il DMS giusto e la ricerca con intelligenza artificiale, 18 minuti diventano 3 secondi.
Arhivix utilizza l'intelligenza artificiale per trovare qualsiasi documento in pochi secondi. Descrivete cosa state cercando e il sistema fa il resto. Risparmiate migliaia di ore all'anno -- iniziate gratuitamente.
