App di messaggistica: la "piattaforma aziendale" non ufficiale
In molti Paesi, le app di messaggistica sono diventate la piattaforma di comunicazione aziendale de facto. Gruppi aziendali, gruppi di progetto, gruppi di reparto. Fatture inviate via chat. Contratti fotografati e condivisi nei gruppi. Bolle di consegna? "Fai una foto e mandala nel gruppo."
6 rischi dell'invio di documenti tramite app di messaggistica
1. La compressione distrugge la qualita
Le immagini vengono compresse -- il testo diventa illeggibile, i numeri delle fatture sfocati, timbri e firme poco chiari. Per l'archiviazione e i controlli fiscali -- inutilizzabile.
2. I documenti scadono o si perdono
I vecchi file multimediali vengono cancellati nel tempo o al cambio del telefono. Reinstallazione dell'app? Documenti persi. Nuovo telefono? Cronologia cancellata.
3. Zero controllo degli accessi
Tutti nel gruppo vedono tutto. Quando un dipendente se ne va -- ha ancora accesso all'intera cronologia della chat, compresi i dati riservati.
4. Nessuna ricerca per contenuto
Provate a trovare una fattura specifica di 6 mesi fa. L'unico metodo: scorrimento infinito.
5. Nessun valore legale
I messaggi in chat non sono prove legali. Nessuna firma elettronica qualificata, nessun timestamp, nessuna garanzia di integrita.
6. Non conformita al GDPR
Inviare dati personali di dipendenti o clienti tramite app di messaggistica e una potenziale violazione della protezione dei dati.
Cosa usare al posto
| Esigenza | App di messaggistica | DMS |
|---|---|---|
| Inviare fattura | Foto nel gruppo | Caricamento + classificazione AI |
| Condividere con il cliente | Link o allegato | Portale clienti con controllo accessi |
| Firmare documento | Firma fisica + foto | Firma elettronica qualificata |
| Trovare vecchio documento | Scorrere 6 mesi indietro | Ricerca AI in 3 secondi |
Conclusione
Le app di messaggistica sono per la comunicazione privata -- non per i documenti aziendali. Ogni documento inviato via chat e un documento senza controllo, senza archiviazione e senza sicurezza legale.
Arhivix e semplice come un'app di messaggistica, ma progettato per i documenti aziendali. App mobile, caricamento drag-and-drop, ricerca AI, portale clienti e piena conformita legale. Provatelo gratuitamente.
