Come scegliere un DMS -- guida all'acquisto 2026

Come scegliere un DMS -- guida all'acquisto 2026

Perche la scelta del DMS e importante

Un DMS e un sistema che utilizzerete quotidianamente, per anni. La scelta sbagliata significa: frustrazione dei dipendenti, denaro sprecato in funzionalita non necessarie, o peggio -- un sistema che nessuno usa perche troppo complicato.

Criteri chiave di selezione

1. Cloud vs on-premise

Cloud: nessun server, accesso da ovunque, backup automatico, abbonamento mensile. On-premise: i dati restano da voi, piu controllo, ma anche piu responsabilita di manutenzione. Per il 95% delle aziende nel 2026 -- il cloud e la scelta migliore.

2. Lingua e localizzazione

Interfaccia nella vostra lingua, supporto nella vostra lingua, documentazione nella vostra lingua. Se il DMS non e localizzato -- i dipendenti non lo useranno.

3. Conformita legale

Critica per i settori regolamentati: libri d'archivio, calendari di conservazione, procedure di distruzione, integrazione con la fatturazione elettronica. Molte soluzioni DMS internazionali non hanno funzionalita di conformita locale.

4. Funzionalita OCR e AI

Avete scansionato 1.000 fatture -- il DMS puo cercarle per contenuto? La classificazione AI ordina automaticamente i documenti. L'OCR converte le immagini in testo ricercabile.

5. App mobile

Se i dipendenti lavorano sul campo (trasporti, edilizia, servizi) -- un'app mobile e obbligatoria, non opzionale.

6. Integrazioni

Fatturazione elettronica, software di contabilita, firme elettroniche, email -- il DMS deve integrarsi con gli strumenti che gia utilizzate.

Checklist di valutazione DMS

CriterioSi/No
Hosting cloud in UE
Interfaccia localizzata
Generazione libro d'archivio
OCR per documenti scansionati
Classificazione AI
Applicazione mobile
Portale clienti
Integrazione firma elettronica
Prova gratuita
Supporto in lingua locale

Conclusione

Arhivix soddisfa ogni punto della checklist -- interfaccia localizzata, conformita legale, ricerca AI, app mobile, portale clienti e prova gratuita. Verificate di persona -- registratevi gratuitamente.