Perche la scelta del DMS e importante
Un DMS e un sistema che utilizzerete quotidianamente, per anni. La scelta sbagliata significa: frustrazione dei dipendenti, denaro sprecato in funzionalita non necessarie, o peggio -- un sistema che nessuno usa perche troppo complicato.
Criteri chiave di selezione
1. Cloud vs on-premise
Cloud: nessun server, accesso da ovunque, backup automatico, abbonamento mensile. On-premise: i dati restano da voi, piu controllo, ma anche piu responsabilita di manutenzione. Per il 95% delle aziende nel 2026 -- il cloud e la scelta migliore.
2. Lingua e localizzazione
Interfaccia nella vostra lingua, supporto nella vostra lingua, documentazione nella vostra lingua. Se il DMS non e localizzato -- i dipendenti non lo useranno.
3. Conformita legale
Critica per i settori regolamentati: libri d'archivio, calendari di conservazione, procedure di distruzione, integrazione con la fatturazione elettronica. Molte soluzioni DMS internazionali non hanno funzionalita di conformita locale.
4. Funzionalita OCR e AI
Avete scansionato 1.000 fatture -- il DMS puo cercarle per contenuto? La classificazione AI ordina automaticamente i documenti. L'OCR converte le immagini in testo ricercabile.
5. App mobile
Se i dipendenti lavorano sul campo (trasporti, edilizia, servizi) -- un'app mobile e obbligatoria, non opzionale.
6. Integrazioni
Fatturazione elettronica, software di contabilita, firme elettroniche, email -- il DMS deve integrarsi con gli strumenti che gia utilizzate.
Checklist di valutazione DMS
| Criterio | Si/No |
|---|---|
| Hosting cloud in UE | ☐ |
| Interfaccia localizzata | ☐ |
| Generazione libro d'archivio | ☐ |
| OCR per documenti scansionati | ☐ |
| Classificazione AI | ☐ |
| Applicazione mobile | ☐ |
| Portale clienti | ☐ |
| Integrazione firma elettronica | ☐ |
| Prova gratuita | ☐ |
| Supporto in lingua locale | ☐ |
Conclusione
Arhivix soddisfa ogni punto della checklist -- interfaccia localizzata, conformita legale, ricerca AI, app mobile, portale clienti e prova gratuita. Verificate di persona -- registratevi gratuitamente.
