Qu'est-ce que l'archivage en prestation de service ?
L'archivage en prestation de service signifie qu'une entreprise specialisee prend en charge pour vous l'ensemble du cycle de gestion des documents courants et d'archives : depuis l'enlevement des papiers dans vos bureaux, en passant par le tri, l'inventaire, la numerisation et la conservation, jusqu'a l'elimination des documents dont la duree de conservation a expire et au versement des archives definitives aux Archives nationales de France ou aux archives departementales competentes. Vous restez proprietaire des documents, mais la responsabilite physique et juridique du traitement correct est assumee par le prestataire.
Cette notion est souvent confondue avec le simple stockage (entreposer des cartons dans un entrepot) et avec la numerisation (uniquement scanner). Le veritable service d'archivage couvre les deux, plus la conformite juridique : tenue d'un registre electronique d'archives, journal des acces, eliminations a l'expiration des delais et piste d'audit complete pour chaque document.
Qui a besoin de services d'archivage
- Cabinets d'expertise comptable qui traitent des dizaines de clients, ou chaque client genere des milliers de documents par an, tous a conserver pendant 10 ans.
- Cabinets d'avocats qui gerent des dossiers dont certaines parties sont conservees a perpetuite.
- Entreprises du BTP qui accumulent sur les chantiers des documents (journaux de chantier, attestations, rapports d'essais) que la loi exige au minimum 10 ans apres la fin des travaux.
- Chaines de distribution et grossistes avec des centaines de bons de livraison et de factures par mois.
- Etablissements de sante avec une documentation medicale dont la duree de conservation va de 15 a 30 ans par patient.
- Toutes les entreprises en croissance qui ont depasse leur propre capacite de bureau, ou un local rempli de cartons coute plus cher qu'un service professionnel.
Cadre juridique en France
L'archivage prive en France est encadre par trois textes cles : le Code du patrimoine (qui definit les obligations des producteurs et detenteurs d'archives), le Code de commerce et le Code general des impots (qui fixent les durees legales de conservation), et la norme NF Z 42-013 (sur l'archivage electronique a valeur probante). Un prestataire de services d'archivage doit detenir un agrement du Service interministeriel des Archives de France pour la conservation des archives publiques courantes et intermediaires, et tenir un registre d'archives au nom de votre entreprise, meme lorsque la documentation se trouve physiquement chez lui.
Important : la propriete des documents reste la votre. Le contrat d'archivage est un contrat de prestation de services, non un transfert de propriete. Cela signifie que vous pouvez retirer vos archives a tout moment, mais aussi que la responsabilite juridique des delais et des acces vous incombe, tandis que le prestataire repond des conditions de conservation et de l'exactitude du registre.
Ce qui est inclus dans la prestation
- Enlevement : intervention sur site pour collecter la documentation, inventaire a la prise en charge, transport en conditions controlees.
- Classification : repartition par categories selon votre referentiel d'archivage et determination des durees de conservation.
- Inventaire et saisie au registre : chaque unite recoit une cote unique, une date de prise en charge, une description et une duree de conservation.
- Numerisation (en option) : scan avec reconnaissance OCR, indexation et recherche par contenu.
- Conservation : dans des locaux conformes (temperature et humidite controlees, systeme anti-incendie, controle d'acces, video-surveillance).
- Acces a la demande : remise du document numerise en quelques heures ou de l'original physique dans le delai prevu au contrat.
- Elimination : une fois par an, proposition d'elimination des documents arrives a expiration et conduite de la procedure devant l'autorite competente.
- Versement des archives definitives : apres 30 ans, les archives definitives classees sont versees au service public d'archives competent selon une procedure egalement pilotee par le prestataire.
Combien cela coute et quand c'est rentable
Le prix se calcule generalement au metre lineaire de rayonnage par an (de 80 a 250 euros le metre selon les conditions), plus des frais de prise en charge initiale et de numerisation si demandee. Pour une entreprise disposant de 50 metres lineaires de documentation papier, la prestation annuelle de conservation se situe autour de 5 000 euros.
Calcul de rentabilite : a comparer avec le cout complet d'une solution interne : loyer du metre carre converti en archive (Paris : 25 a 40 euros par m² par mois ; villes regionales : 12 a 20 euros), salaire de l'employe qui s'occupe ponctuellement des archives, equipement (rayonnages, cartons), assurance, inventaire annuel, perte de temps sur les recherches. Pour toute entreprise au-dela de 30 m² d'archives actives, l'archivage externe revient moins cher et libere des bureaux pour des postes de travail.
Ce que le prestataire ne peut pas faire pour vous
Avant de signer le contrat, definissez clairement ce qui reste de votre responsabilite : la classification par categories doit d'abord passer par votre referentiel d'archivage interne (si vous n'en avez pas, certains prestataires l'elaborent en prestation complementaire) ; la decision d'elimination appartient formellement au proprietaire des documents ; la documentation fiscale et judiciaire en cours de procedure doit souvent rester accessible dans des delais plus courts que la norme.
Comment choisir un prestataire : liste de controle
- Agrement du Service interministeriel des Archives de France pour la conservation des archives
- Police d'assurance couvrant la deterioration, le vol et la perte de documentation
- Procedure ecrite en cas d'incendie, d'inondation et d'incident cyber
- Possibilite d'acces numerique aux documents (portail web, temps de reponse)
- Chiffrement des numerisations au repos et en transit (AES-256 minimum)
- Piste d'audit pour chaque acces a un document
- References dans votre secteur, surtout si vous avez des delais specifiques (sante, BTP, finance)
- Procedure de sortie claire : si vous resiliez, comment et dans quel delai recuperez-vous vos archives
