Les applications de messagerie : la "plateforme professionnelle" non officielle
Dans de nombreux pays, les applications de messagerie sont devenues la plateforme de communication professionnelle de facto. Groupes d'entreprise, groupes de projet, groupes de service. Factures envoyees par chat. Contrats photographies et partages dans des groupes. Bons de livraison ? "Prends une photo et envoie-la sur le groupe."
6 risques lies a l'envoi de documents par messagerie
1. La compression detruit la qualite
Les images sont compressees -- le texte devient illisible, les numeros de facture flous, les cachets et signatures peu clairs. Pour l'archivage et les controles fiscaux -- inutilisable.
2. Les documents expirent ou se perdent
Les anciens medias sont supprimes au fil du temps ou lors du changement de telephone. Reinstallation de l'application ? Documents disparus. Nouveau telephone ? Historique efface.
3. Zero controle d'acces
Tout le monde dans le groupe voit tout. Quand un employe part -- il a toujours acces a l'ensemble de l'historique du chat, y compris les donnees confidentielles.
4. Pas de recherche par contenu
Essayez de trouver une facture specifique d'il y a 6 mois. La seule methode : un defilement sans fin.
5. Pas de valeur juridique
Les messages de chat ne constituent pas une preuve juridique. Pas de signature electronique qualifiee, pas d'horodatage, pas de garantie d'integrite.
6. Non-conformite au RGPD
L'envoi de donnees personnelles d'employes ou de clients par messagerie constitue une violation potentielle de la protection des donnees.
Quoi utiliser a la place
| Besoin | Application de messagerie | DMS |
|---|---|---|
| Envoyer une facture | Photo dans le groupe | Televersement + classification IA |
| Partager avec un client | Lien ou piece jointe | Portail client avec controle d'acces |
| Signer un document | Signature physique + photo | Signature electronique qualifiee |
| Trouver un ancien document | Defiler 6 mois en arriere | Recherche IA en 3 secondes |
Conclusion
Les applications de messagerie sont faites pour la communication privee -- pas pour les documents professionnels. Chaque document envoye par chat est un document sans controle, sans archivage et sans securite juridique.
Arhivix est aussi simple qu'une application de messagerie, mais concu pour les documents professionnels. Application mobile, televersement par glisser-deposer, recherche IA, portail client et conformite legale complete. Essayez gratuitement.
