Le tableur que personne ne met a jour
Chaque equipe RH en a un : le tableur maitre qui suit les dates de contrats, les periodes d'essai, les expirations de certifications et les calendriers d'evaluation. Quelqu'un l'a cree il y a deux ans. Trois personnes ont les droits d'edition. Il n'a pas ete mis a jour depuis fevrier. Pendant ce temps, deux contrats a duree determinee ont expire sans avis de renouvellement, et une certification de securite obligatoire a lapere sans que personne ne s'en apercoive, parce que le tableur indiquait "en attente" et personne ne l'a modifie.
Les requetes RH qui previennent les failles de conformite
- "Employes sous CDD expirant dans les 90 prochains jours" — filtre par echeance sur tous les dossiers personnels
- "Tous les employes dont la certification securite expire avant juin" — suivi de la conformite formation
- "Contrats avec periodes d'essai se terminant ce mois" — rappels de fin de periode d'essai
- "Retrouver tous les employes qui ont signe une clause de non-concurrence" — recherche au niveau des clauses dans le contenu des contrats
- "Enregistrements de formation du [departement] au cours des 12 derniers mois" — recuperation de documentation de conformite
Verification de l'integration
Lors d'un audit, vous devez prouver que chaque employe a complete sa documentation d'integration : contrat signe, verification d'identite, formulaire fiscal, attestation de formation securite. Avec la recherche IA, "montrez-moi tous les documents d'integration des employes embauches au T1 2026" retourne une vue de liste de verification, revelant instantanement quels dossiers sont complets et lesquels presentent des lacunes.
La dimension GDPR
Les donnees des employes sont des donnees personnelles. Le GDPR donne aux employes le droit d'acceder a leurs donnees et, dans certains cas, d'en demander la suppression. Quand un employe demande "quels documents avez-vous sur moi ?" — vous devez repondre completement et rapidement. La recherche IA dans des dossiers personnels classes et controles en termes d'acces fait de cette demande une seule requete au lieu d'une recherche d'archive qui dure plusieurs jours.
Comment Arhivix fournit la recherche RH
Arhivix indexe chaque document RH avec des metadonnees extraites par IA : dates de contrat, noms des employes, types de certification et dates d'expiration. Les alertes automatiques d'echeance remplacent le tableur jamais mis a jour. La recherche en langage naturel gere les requetes en langage courant, et les controles d'acces par employe garantissent la conformite GDPR. Toutes les donnees sont chiffrees avec AES-256 sur AWS S3, avec des journaux d'audit complets satisfaisant a la fois les autorites de protection des donnees et les exigences internes de conformite RH.
