Crainte n.1 : "Nous avons des milliers de documents"
Chaque entreprise envisageant un DMS a la meme crainte : "Comment allons-nous transferer tous les documents du serveur, des e-mails, des armoires ?" La reponse : vous n'avez pas a tout faire en une fois.
Etape 1 : inventorier les documents existants
Avant la migration, faites l'inventaire :
- Combien de documents au total (estimation par dossier) ?
- Ou sont-ils : disque partage, e-mail, papier, cloud ?
- Quels formats : PDF, Word, Excel, scannes ?
- Lesquels sont activement utilises vs. archives ?
Etape 2 : prioriser
- Nouveaux documents (immediatement) : des le premier jour, tout ce qui est nouveau va dans le DMS
- Documents actifs (semaine 1-2) : contrats actifs, projets en cours
- Documents requis par la loi (semaine 2-4) : documentation fiscale, dossiers RH
- Archives (mois 2-3) : documentation plus ancienne, par priorite
Etape 3 : televersement en masse
Pour les grands volumes -- glissez-deposez des dossiers entiers. Le DMS preserve votre structure de dossiers existante et applique automatiquement l'OCR aux documents scannes.
Etape 4 : tagage par IA
L'IA reconnait automatiquement le type de document, la date et les parties impliquees. Les metadonnees sont ajoutees automatiquement -- vous n'avez qu'a reviser et corriger les erreurs eventuelles.
Etape 5 : fonctionnement en parallele
Pendant la migration -- l'ancien et le nouveau systeme fonctionnent en parallele. Les nouveaux documents vont dans le DMS. Les anciens sont transferes progressivement. Quand tout est migre -- l'ancien systeme est arrete.
Calendrier
| Phase | Duree |
|---|---|
| Preparation et inventaire | 1-2 jours |
| Configuration du DMS | 1 jour |
| Migration des documents actifs | 1-2 semaines |
| Fonctionnement en parallele | 2-4 semaines |
| Migration complete | 1-3 mois |
Conclusion
La migration vers Arhivix ne signifie pas de perturbation d'activite. Commencez avec les nouveaux documents aujourd'hui, migrez les anciens progressivement. Televersement en masse, tagage IA et OCR rendent le processus indolore. Essayez gratuitement.
