Le probleme de la collaboration par e-mail
Le directeur envoie un contrat a un client. Le client modifie 2 clauses et le renvoie. Le juriste corrige. Le directeur ajoute quelque chose. Version finale ? Personne n'en est sur.
Sur le dossier partage, vous voyez : contrat_v1.docx, contrat_v2.docx, contrat_FINAL.docx, contrat_FINAL_correction.docx, contrat_FINAL_v2_VRAIMENT_FINAL.docx.
Pourquoi c'est dangereux, pas seulement agacant
- Consequences juridiques : signer la mauvaise version -- les conditions negociees ne sont pas incluses
- Pertes financieres : devis avec ancienne tarification envoye au client
- Perte de temps : chaque "quelle est la derniere version ?" coute 5 a 10 minutes
Comment le DMS resout la collaboration documentaire
Versionage automatique
Chaque modification cree automatiquement une nouvelle version. Pas de "Enregistrer sous", pas de renommage. Vous savez toujours laquelle est la derniere.
Commentaires et annotations
Au lieu d'envoyer par e-mail "regardez page 3, ligne 5" -- des commentaires directement sur le document. Tout le monde voit, tout le monde repond, tout en un seul endroit.
Workflows d'approbation
Flux documentaire : auteur → responsable de service → directeur → client. Chaque etape automatisee, avec notifications et echeances.
Conclusion
Arhivix elimine le chaos des versions. Versionage automatique, commentaires sur les documents, workflows d'approbation et une version la plus recente toujours claire. Essayez gratuitement.
