Les defis documentaires dans la pratique juridique
Un cabinet d'avocats de taille moyenne gere des centaines de dossiers actifs simultanement. Chaque dossier contient des conclusions, contrats, procurations, preuves, correspondance avec les tribunaux et les clients. Tout cela se multiplie au fil des annees de pratique.
L'approche traditionnelle -- des dossiers papier dans des armoires -- devient intenable des qu'un cabinet depasse 2-3 avocats. Les documents se perdent, les delais sont manques, les clients attendent.
Comment le DMS resout les problemes documentaires juridiques
1. Organisation par dossier
Chaque dossier a son propre repertoire numerique avec tous les documents. Nouveau memoire ? Ajoutez-le au dossier en un clic. Recherche par numero de dossier, client ou type de document -- en 3 secondes.
2. Suivi des echeances
Les delais judiciaires sont sacres. Le DMS rappelle automatiquement les echeances de depot de recours, d'appels et de reponses. Notifications a 30, 15 et 7 jours avant l'expiration. Ne manquez plus jamais un delai.
3. Acces client securise
Le portail client permet aux clients de consulter leurs documents en toute securite sans echange d'e-mails avec pieces jointes. Chaque client ne voit que ses propres dossiers.
4. Piste d'audit pour les litiges
Chaque acces a un document est enregistre -- qui y a accede, quand et ce qui a ete modifie. C'est crucial pour prouver l'integrite des documents devant un tribunal.
Comparaison : papier vs DMS pour les cabinets d'avocats
| Fonctionnalite | Bureau papier | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Recherche de dossier | Recherche manuelle dans les armoires | Recherche IA en 3 secondes |
| Suivi des echeances | Calendrier papier | Notifications automatiques |
| Acces client | Pieces jointes par e-mail | Portail client securise |
| Archivage | Dossiers au sous-sol | Archive numerique avec conservation |
| Sauvegarde | Aucune | Automatique, chiffree, geo-redondante |
Conclusion
Arhivix est un DMS concu pour les professionnels qui travaillent avec de grands volumes de documents. Organisation par dossier, suivi des echeances, portail client et conformite legale complete. Essayez gratuitement.
