Introduccion: Facturacion electronica en Serbia
En 2022, Serbia lanzo el Sistema de Facturas Electronicas (SEF) como una plataforma estatal centralizada para emitir, enviar, recibir y almacenar facturas electronicas. Desde enero de 2023, el uso del SEF es obligatorio para todos los contribuyentes de IVA del sector privado.
El objetivo del sistema es la digitalizacion completa de la facturacion, la reduccion del fraude fiscal y la automatizacion de los procesos empresariales. En lugar de facturas en papel, PDF o correos electronicos, todas las facturas pasan por un sistema estatal unificado en formato XML estructurado. Esto forma parte de un impulso mas amplio hacia el archivado electronico de toda la documentacion empresarial.
Que es el SEF (Sistema de Facturas Electronicas)?
El SEF es la plataforma central del Ministerio de Finanzas de la Republica de Serbia para la facturacion electronica. Fue desarrollado como un sistema obligatorio a traves del cual deben pasar todas las facturas entre entidades empresariales.
Caracteristicas principales del sistema SEF:
- Formato XML estructurado que permite el procesamiento automatico
- Numero de identificacion unico para cada factura
- Verificacion automatica de la exactitud de los datos
- Almacenamiento de facturas durante un minimo de 10 anos (5 anos para no contribuyentes de IVA)
- Firma electronica o certificado para registro y acceso
Quien debe usar el SEF?
La obligacion de usar el sistema SEF depende del tipo de entidad:
Obligatorio desde enero de 2023:
- Todos los contribuyentes de IVA del sector privado (transacciones B2B)
- Entidades del sector publico (instituciones estatales, empresas publicas)
- Sector privado al sector publico (transacciones B2G)
Tambien obligatorio para:
- No contribuyentes de IVA que facturan al sector publico
- Todas las entidades que reciben facturas de contribuyentes de IVA
La unica excepcion son las personas fisicas que no realizan actividades comerciales y los pequenos empresarios que no estan en el sistema de IVA y no hacen negocios con el sector publico.
Como funciona el SEF en la practica?
El proceso de facturacion electronica a traves del SEF funciona de la siguiente manera:
- Creacion de la factura en su software contable o directamente en el portal SEF
- Envio a traves del SEF en el formato XML prescrito
- Verificacion automatica de los datos por el sistema (NIF, importe, IVA)
- Asignacion de un numero unico y fecha de emision
- Recepcion por el comprador a traves del sistema SEF
- Aceptacion o rechazo de la factura por el destinatario
- Almacenamiento permanente en el sistema (minimo 10 anos)
Plazos para recibir y aceptar facturas
| Accion | Sector publico | Sector privado |
|---|---|---|
| Plazo para aceptacion/rechazo | 15 dias | 15 dias |
| Si no hay respuesta | Se considera aceptada | Se considera rechazada |
| Plazo para registro del IVA | 12 dias desde el fin del periodo fiscal | 12 dias desde el fin del periodo fiscal |
Que cambia a partir de 2026?
La Ley de Facturacion Electronica fue modificada a finales de 2025, y los cambios mas importantes entran en vigor durante 2026:
Desde marzo de 2026:
- Facturas internas obligatorias generadas directamente en el SEF (para usuarios actuales del sistema)
- Facturacion electronica para comercio minorista en ciertos casos
- Albaranes electronicos B2G se vuelven obligatorios para el sector privado
Desde finales de 2026 / principios de 2027:
- Declaraciones de IVA pre-rellenadas basadas en datos del SEF
- Conciliacion automatica de facturas entrantes y salientes
- Mayor automatizacion de las obligaciones fiscales
Beneficios de la facturacion electronica
El cambio a facturas electronicas aporta beneficios concretos:
- Ahorro de hasta el 80% en costes en comparacion con la facturacion en papel
- Eliminacion de errores por introduccion manual de datos
- Proceso de pago mas rapido ya que la factura llega al instante
- Almacenamiento automatico sin espacio fisico de archivo
- Supervision mas facil y revision de todas las facturas emitidas y recibidas
- Cumplimiento legal sin trabajo administrativo adicional
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de facturacion electronica conlleva sanciones:
Sanciones para personas juridicas: 200.000 a 2.000.000 RSD
Para empresarios: 50.000 a 500.000 RSD
Para personas responsables: 50.000 a 150.000 RSD
Las sanciones se aplican por: no emitir una factura electronica dentro del plazo prescrito, no registrarse en el sistema SEF, no aceptar una factura dentro del plazo legal e incumplimiento del formato XML.
Como ayuda Arhivix con las facturas electronicas?
Arhivix esta disenado para simplificar al maximo su trabajo con facturas electronicas y alinear su negocio con la ley. Asi es como:
Archivado automatico de facturas electronicas
Cada factura electronica que pasa por su sistema se archiva automaticamente en Arhivix. Sin transferencias manuales de archivos, sin copias. La factura se guarda, organiza y es accesible cuando la necesite.
Busqueda en lenguaje natural
Olvide buscar entre carpetas. Escriba "factura del proveedor X de marzo" y la IA de Arhivix encontrara el documento exacto en segundos. El sistema comprende el contexto y contenido de cada factura.
Etiquetado y categorizacion automaticos
La IA reconoce automaticamente el tipo de factura, proveedor, importe, fecha y asigna las etiquetas apropiadas. Sin ningun esfuerzo por su parte, las facturas estan organizadas desde el primer momento.
Cumplimiento legal
Arhivix almacena facturas de acuerdo con los requisitos legales durante un minimo de 10 anos. Almacenamiento en dos regiones europeas de AWS, cifrado AES-256, pista de auditoria completa.
Integracion con el libro de archivo
Las facturas se registran automaticamente en el libro de archivo digital. Cuando una inspeccion solicita acceso, todo esta listo con un solo clic.
Conclusion
La facturacion electronica en Serbia ya no es opcional sino obligatoria. El sistema SEF aporta transparencia y eficiencia, pero tambien requiere preparacion tecnica. Con Arhivix, todo el proceso esta automatizado: desde la recepcion de facturas, pasando por el archivado, hasta la busqueda y la presentacion ante inspecciones.
En lugar de adaptarse al sistema, deje que el sistema se adapte a usted. Pruebe Arhivix gratis durante 14 dias.
