Cuanto tiempo debe conservar los albaranes electronicos?
| Tipo de entidad | Periodo de conservacion |
|---|---|
| Sector publico | Permanente |
| Sector privado | Minimo 10 anos desde la fecha de emision |
Que debe conservar exactamente?
- Albaranes electronicos -- todos los enviados y recibidos
- Albaranes de recepcion electronicos -- todas las confirmaciones
- Versiones en papel con holograma -- si se utilizaron durante interrupciones
- Pista de auditoria -- quien creo, modifico, confirmo
- Adjuntos -- fotos, CMR, certificados de calidad
Donde se almacenan los albaranes electronicos?
1. Sistema central (portal)
El portal almacena todos los albaranes de forma centralizada, pero depender unicamente de el es arriesgado -- la ley le hace responsable a USTED.
2. Su propio sistema (obligatorio)
Debe tener su propia copia. Opciones: DMS (recomendado), archivo ERP o sistema de archivos.
Por que un DMS para el archivado?
- Clasificacion automatica -- por destinatario, fecha, tipo de mercancia
- Conservacion garantizada -- evita la eliminacion accidental
- Integridad documental -- valores hash, firmas digitales, pista de auditoria
- Vinculacion cruzada -- conecta albaranes con facturas, albaranes de recepcion, contratos
Que buscan los inspectores
- Tiene todos los albaranes?
- Son buscables?
- Estan sin modificar?
- Tiene una pista de auditoria?
- Tiene copias de seguridad?
Lista de verificacion de archivado
- DMS o ERP con archivado a largo plazo
- Sincronizacion automatica con el portal de albaranes electronicos
- Copia de seguridad externa (nube o fisica)
- Periodos de conservacion configurados (10 anos / permanente)
- Proteccion contra eliminacion (bloqueo de conservacion)
- Busqueda por destinatario, fecha, tipo de mercancia
- Pista de auditoria habilitada
- Vinculado con facturas electronicas y albaranes de recepcion
Conclusion
Archivar albaranes electronicos no es opcional -- es un requisito legal durante 10 anos. No dependa unicamente del portal gubernamental.
Arhivix archiva automaticamente todos los albaranes electronicos durante mas de 10 anos, con busqueda completa, pista de auditoria y proteccion contra eliminacion. Siempre preparado para inspecciones.
