Que es el Reglamento de proteccion del material registral?
El Reglamento de proteccion del material registral y materiales de archivo es un acto interno que toda persona juridica y empresario en Serbia debe adoptar. Este documento define como una empresa organiza, almacena, protege y gestiona su documentacion -- desde la creacion hasta la destruccion o transferencia al archivo.
La obligacion de adoptar el Reglamento esta prescrita por el Articulo 10 de la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020).
Quien debe tener este Reglamento?
- Todas las personas juridicas (SRL, SA, empresas publicas)
- Empresarios
- Instituciones y organismos gubernamentales
- Asociaciones y fundaciones
- Colegios, hospitales, instituciones culturales
Basicamente -- cualquiera que cree o posea documentacion como parte de su actividad.
Que debe contener el Reglamento?
1. Disposiciones generales
Definicion del objeto, base legal, terminos (material registral, materiales de archivo, marca de clasificacion).
2. Metodos de registro y clasificacion
Como se recibe, registra, clasifica y ordena la documentacion por categorias. Referencia a la lista de categorias de material registral.
3. Almacenamiento y proteccion
- Condiciones de almacenamiento (temperatura, humedad, proteccion contra incendios)
- Proteccion fisica (sala cerrada, estantes, archivadores)
- Proteccion digital (copia de seguridad, cifrado, control de acceso)
4. Personas responsables
Nombramiento de la persona responsable de la proteccion del material registral. La ley exige que toda empresa designe formalmente a esta persona.
5. Periodos de conservacion
Referencia a la lista de categorias con periodos de conservacion.
6. Procedimiento de destruccion
Procedimiento para destruir documentacion con periodos de conservacion expirados -- incluyendo la obligacion de obtener la aprobacion del archivo competente.
7. Transferencia de materiales de archivo
Procedimiento para transferir documentacion de valor permanente al archivo competente (obligatorio despues de 30 anos o al cerrar la empresa).
8. Disposiciones transitorias y finales
Fecha de entrada en vigor, obligacion de familiarizar a los empleados con las disposiciones del Reglamento.
Como adoptar el Reglamento
- Redactar el documento basandose en los requisitos legales y las particularidades de su empresa
- Personalizarlo segun su actividad -- una empresa de TI y una empresa de construccion tienen tipos de documentacion diferentes
- El director adopta el Reglamento por decision
- Informar a los empleados sobre las disposiciones del Reglamento
- Conservar el Reglamento y ponerlo a disposicion del archivo competente cuando lo solicite
Conexion con otras obligaciones
El Reglamento forma parte de un sistema mas amplio de proteccion documental que incluye:
- Lista de categorias de material registral -- clasificacion y periodos de conservacion
- Libro de archivo -- registros anuales de documentacion
- Nombramiento de persona responsable -- acto formal
Todos estos documentos juntos forman la proteccion legal completa de su documentacion.
Sanciones por no tener Reglamento
Si la inspeccion de archivos determina que una empresa no tiene un Reglamento adoptado, las sanciones son:
- Personas juridicas: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Personas responsables: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusion
El Reglamento de proteccion del material registral no es una formalidad -- es la base de todo el sistema de gestion documental de su empresa. Sin el, todas las demas obligaciones (libro de archivo, lista de categorias, destruccion) carecen de marco legal.
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