الوثائق هي شريان الحياة لكل عمل تجاري
بغض النظر عن حجم الشركة، الوثائق في كل مكان: العقود، الفواتير، العروض، أوامر الشراء، محاضر الاجتماعات، التقارير. في الشركات الصغيرة، حيث يرتدي كل موظف عدة قبعات، غالبًا ما يأخذ تنظيم هذه الوثائق المقعد الخلفي.
النتيجة؟ وثائق على أسطح المكتب، في صناديق البريد الإلكتروني، على الورق، في مجموعات WhatsApp. عندما تحتاج وثيقة معينة -- تبدأ الفوضى. النهج الصحيح في تنظيم وثائق الشركة يمكن أن يمنع هذا.
كم تكلفك الفوضى؟
تُظهر الأبحاث أن الشركات الصغيرة تخسر موارد كبيرة على مشاكل متعلقة بالوثائق:
- 7.5% من جميع الوثائق تُفقد بشكل دائم
- 3% من الوثائق يتم وضعها في مكان خاطئ ولا يمكن العثور عليها
- 18 دقيقة في المتوسط للعثور على وثيقة واحدة
- 50% من الوقت المقضي على الوثائق غير منتج
لشركة من 10 موظفين، هذا يعني خسارة مئات الساعات سنويًا -- مما يؤثر مباشرة على الربحية.
ما هو نظام DMS ولماذا تحتاجه؟
نظام إدارة الوثائق (DMS) هو برنامج يجمع كل وثائقك في مكان واحد، مع البحث والتحكم في الوصول والأتمتة. إنه ليس مجرد "Google Drive أفضل" -- إنه بنية تحتية كاملة لإدارة الوثائق التجارية.
الفوائد الرئيسية لنظام DMS للشركات الصغيرة:
- المركزية -- أنهِ فوضى الوثائق في 5 أماكن مختلفة
- البحث -- اعثر على أي وثيقة في ثوانٍ
- الأمان -- تحكم في من يمكنه عرض الوثائق وتعديلها وحذفها
- الامتثال -- تلبية متطلبات الاحتفاظ القانونية تلقائيًا
- التعاون -- يعمل الفريق على نفس الوثائق دون تعارض الإصدارات
كيف تختار نظام DMS المناسب
السوق مليء بالخيارات، لكن للشركات الصغيرة العوامل الرئيسية هي:
1. سهولة الاستخدام
إذا كان النظام معقدًا، فلن يستخدمه الموظفون. ابحث عن نظام DMS بواجهة بديهية لا تتطلب أكثر من ساعة تدريب.
2. تسعير يناسب حجمك
حلول المؤسسات تكلف آلاف شهريًا. تحتاج الشركات الصغيرة إلى حلول بأسعار معقولة مع خطط تسعير لكل مستخدم.
3. سحابي أم محلي؟
الحلول السحابية مثالية للشركات الصغيرة -- لا خوادم، لا صيانة، لا حاجة لفريق تقنية معلومات. وصول من أي جهاز، نسخ احتياطي تلقائي.
4. بحث مدعوم بالذكاء الاصطناعي
البحث الأساسي بأسماء الملفات لا يكفي. البحث بالذكاء الاصطناعي يفهم محتوى الوثيقة ويجد النتائج حتى عندما لا تعرف اسم الملف بالضبط.
5. التكاملات
يجب أن يعمل نظام DMS مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل -- برنامج المحاسبة، CRM، البريد الإلكتروني.
Arhivix: نظام DMS مصمم للشركات الصغيرة
صُمم Arhivix مع مراعاة الشركات الصغيرة. لا إعداد معقد، لا تراخيص باهظة، لا حاجة لفريق تقنية معلومات.
- ابدأ في أقل من 30 دقيقة
- بحث بالذكاء الاصطناعي بالإنجليزية والألمانية والصربية
- تصنيف ووسم تلقائي للوثائق
- خطط تبدأ من 25 يورو/شهر
الخاتمة
نظام DMS ليس ترفًا للشركات الكبيرة -- إنه أداة أساسية لكل شركة صغيرة تريد العمل بكفاءة وأمان وامتثال للوائح.
كل يوم بدون نظام DMS هو يوم تخسر فيه الوقت والمال والهدوء في البحث عن وثائق يجب أن تكون في متناول يدك.
