Google Drive مقابل DMS: لماذا لا يكفي Google Drive للأعمال الجادة

لماذا تستخدم الشركات Google Drive

Google Drive شائع لأنه مجاني (حتى 15 جيجابايت) وبسيط ومتكامل مع Gmail. للفرق الصغيرة التي تشارك العروض التقديمية وجداول البيانات، إنه كافٍ تمامًا.

لكن عندما تنمو شركتك، وتظهر المتطلبات التنظيمية، وتصبح الوثائق حيوية للعمليات -- يُظهر Google Drive حدوده.

7 أسباب لعدم قدرة Google Drive على استبدال نظام DMS

1. لا تحكم بالإصدارات لملفات PDF والوثائق الممسوحة ضوئيًا

يمتلك Google Drive تحكمًا بالإصدارات لـ Google Docs وSheets وSlides. لكن لملفات PDF وWord وExcel والوثائق الممسوحة ضوئيًا -- التي تشكل 90% من الوثائق التجارية -- لا يوجد تحكم بالإصدارات. إذا حذف شخص ما ملفًا أو كتب فوقه عن طريق الخطأ، يُفقد الأصل.

2. البحث لا يفهم محتوى PDF

يمكن لـ Google Drive البحث في النص داخل وثائق Google، لكن لملفات PDF، يعمل البحث على أسماء الملفات فقط. الوثائق الممسوحة ضوئيًا غير قابلة للبحث تمامًا. نظام DMS مع OCR وبحث بالذكاء الاصطناعي يجد الوثائق بالمحتوى، حتى في المسح الضوئي.

3. لا فترات احتفاظ

لا يعرف Google Drive أن الفاتورة يجب حفظها 7 سنوات أو أن عقد العمل يجب الاحتفاظ به 6 سنوات بعد الإنهاء. نظام DMS يتتبع فترات الاحتفاظ القانونية تلقائيًا وينبهك قبل الانتهاء.

4. التحكم الدقيق في الوصول محدود

يمتلك Google Drive مشاركة حسب المجلد أو الملف، لكن للفرق الكبيرة يصبح هذا غير عملي سريعًا. نظام DMS لديه تحكم في الوصول قائم على الأدوار (RBAC) -- حدد الأدوار (محاسب، مدير، سائق) وكل دور يحصل تلقائيًا على الوصول للوثائق المناسبة.

5. لا سجل تدقيق

من فتح الوثيقة؟ من عدّلها؟ متى؟ يحتفظ Google Drive بتاريخ أساسي لكنه لا يوفر سجل التدقيق المفصل المطلوب للتدقيق الضريبي وعمليات التفتيش التنظيمية. نظام DMS يسجل كل إجراء.

6. لا توقيع إلكتروني

لا يملك Google Drive وظيفة مدمجة للتوقيع الإلكتروني المؤهل. يجب استخدام أداة خارجية (DocuSign، Adobe Sign) ونقل الملفات يدويًا ذهابًا وإيابًا. نظام DMS مثل Arhivix لديه eSign متكامل -- وقّع الوثائق دون مغادرة النظام.

7. لا تصنيف تلقائي

على Google Drive، التنظيم يدوي 100% -- أنت تنشئ المجلدات وتنقل الملفات وتسمي الوثائق. نظام DMS مع ذكاء اصطناعي يصنف الوثائق تلقائيًا لحظة رفعها.

مقارنة تفصيلية

الميزة	Google Drive	Arhivix DMS
بحث محتوى PDF	محدود	بحث AI + OCR
الوثائق الممسوحة ضوئيًا	غير قابلة للبحث	OCR يجعلها قابلة للبحث
تحكم بإصدارات PDF	لا	نعم -- تاريخ كامل
فترات الاحتفاظ	لا	تتبع تلقائي
توقيع إلكتروني	لا (طرف ثالث)	QES + ختم زمني متكامل
تصنيف تلقائي	لا	تصنيف بالذكاء الاصطناعي
سجل تدقيق	أساسي	سجل تدقيق مفصل
الامتثال التنظيمي	جزئي	كامل (GDPR، eIDAS)
السعر (10 مستخدمين)	~70 يورو/شهر (Business)	من 25 يورو/شهر

متى يكون Google Drive كافيًا؟

Google Drive مناسب تمامًا إذا:

• لديك أقل من 5 موظفين
• لا تتعامل مع وثائق منظمة (فواتير، عقود، إشعارات تسليم)
• لا تحتاج توقيعات إلكترونية
• الوثائق ليست حيوية لعملياتك

لجميع الآخرين -- نظام DMS ضروري.

كيفية الانتقال من Google Drive إلى نظام DMS

الانتقال أبسط مما تعتقد:

1. تصدير جميع الملفات من Google Drive (Google Takeout أو المزامنة)
2. الاستيراد إلى Arhivix -- رفع جماعي مع تصنيف تلقائي
3. بحث الذكاء الاصطناعي يفهرس جميع الوثائق فورًا
4. إعداد الوصول -- حدد من يمكنه رؤية ماذا
5. إلغاء Google Workspace (أو الاحتفاظ به للبريد الإلكتروني فقط)

الخاتمة

Google Drive ممتاز لمشاركة صور العطلات. لكن للوثائق التجارية ذات متطلبات الاحتفاظ القانونية، التي تحتاج توقيعات، ويجب أن تكون قابلة للبحث -- تحتاج نظام DMS حقيقي.

انتقل إلى Arhivix وتوقف عن استخدام أداة ملفات شخصية للأعمال الجادة.