Scenario koji svaka firma poznaje
Direktor šalje ugovor klijentu. Klijent menja dve klauzule i šalje nazad. Pravnik ispravlja. Direktor dodaje još nešto. Finalna verzija? Niko nije siguran. Na deljenom folderu stoji:
ugovor_klijentX.docxugovor_klijentX_v2.docxugovor_klijentX_FINAL.docxugovor_klijentX_FINAL_ispravka.docxugovor_klijentX_FINAL_v2_PRAVI.docx
Koji potpisujemo?
Zašto je ovo opasno, ne samo iritantno
1. Pravne posledice
Ako potpišete pogrešnu verziju ugovora — odredbe koje ste pregovarali nisu uključene. To može da košta firmu ozbiljan novac.
2. Finansijski gubici
Pogrešna verzija ponude poslata klijentu sa starom cenom? Izgubljena marža. Stara verzija fakture sa pogrešnim iznosom? Računovodstveni problem.
3. Gubljenje vremena
Svaki put kad neko pita „koja je poslednja verzija?" — to je 5-10 minuta pretrage, poređenja i potvrđivanja. Dnevno se ovo desi 3-5 puta. Nedeljno to su sati izgubljenog vremena.
Kako DMS rešava verzioniranje
Automatsko verzioniranje
Svaki put kad neko izmeni dokument, sistem automatski sačuva novu verziju. Stare verzije ostaju dostupne — ali jasno označene. Uvek znate koja je poslednja.
Istorija promena
Ko je šta menjao, kada i zašto? Kompletna istorija promena svakog dokumenta. Ako nešto krene naopako — možete da se vratite na bilo koju prethodnu verziju.
Zaključavanje dokumenta
Dok neko radi na dokumentu, sistem ga zaključa za ostale. Nema istovremenih izmena, nema konfliktnih verzija, nema „ja nisam video tvoje izmene".
Jedan fajl, jedna istina
Umesto 5 kopija na 5 mesta — jedan dokument u DMS-u. Svako vidi istu verziju. Nema duplikata, nema konfuzije.
Pre i posle DMS-a
| Situacija | Bez DMS-a | Sa DMS-om |
|---|---|---|
| Pronalaženje poslednje verzije | 5-15 minuta | Automatski — uvek poslednja |
| Ko je menjao dokument | Nepoznato | Kompletna istorija |
| Vraćanje na staru verziju | Nemoguće (osim ako imate backup) | Jedan klik |
| Istovremene izmene | Haos i konflikt | Zaključavanje dokumenta |
Zaključak
Problem verzija dokumenata nije trivijalan — košta vreme, novac i može imati pravne posledice. Rešenje je jednostavno: jedan sistem, automatsko verzioniranje, kompletna istorija.
Arhivix automatski čuva svaku verziju svakog dokumenta. Uvek znate koja je poslednja, ko je šta menjao i možete se vratiti na bilo koju prethodnu verziju. Probajte besplatno.
