Šta je Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala?
Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala i arhivske građe je interni akt koji svako pravno lice i preduzetnik u Srbiji mora da donese. Ovaj dokument definiše kako firma organizuje, čuva, štiti i upravlja svojom dokumentacijom — od nastanka do uništavanja ili predaje arhivu.
Obaveza donošenja Pravilnika propisana je članom 10. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS", br. 6/2020).
Ko mora da ima ovaj Pravilnik?
- Sva pravna lica (DOO, AD, javna preduzeća)
- Preduzetnici
- Državne institucije i organi
- Udruženja i fondacije
- Škole, bolnice, ustanove kulture
Praktično — svako ko stvara ili poseduje dokumentaciju u okviru svoje delatnosti.
Šta Pravilnik treba da sadrži?
Pravilnik obično ima sledeće celine:
1. Opšte odredbe
Definicija predmeta, zakonski osnov, pojmovi (registraturski materijal, arhivska građa, klasifikaciona oznaka).
2. Način evidencije i klasifikacije
Kako se dokumentacija prima, zavodi, klasifikuje i raspoređuje po kategorijama. Poziva se na Listu kategorija registraturskog materijala.
3. Čuvanje i zaštita
- Uslovi čuvanja (temperatura, vlažnost, zaštita od požara)
- Fizička zaštita (zaključana prostorija, police, registratori)
- Digitalna zaštita (backup, enkripcija, kontrola pristupa)
4. Odgovorna lica
Imenovanje lica odgovornog za zaštitu registraturskog materijala. Zakon zahteva da svaka firma formalno imenuje ovo lice.
5. Rokovi čuvanja
Pozivanje na Listu kategorija sa rokovima čuvanja.
6. Postupak uništavanja
Procedura za uništavanje dokumentacije kojoj je istekao rok čuvanja — uključujući obavezu dobijanja saglasnosti od nadležnog arhiva.
7. Predaja arhivske građe
Postupak predaje dokumentacije trajne vrednosti nadležnom arhivu (obaveza posle 30 godina ili pri prestanku rada firme).
8. Prelazne i završne odredbe
Datum stupanja na snagu, obaveza upoznavanja zaposlenih sa odredbama Pravilnika.
Kako usvojiti Pravilnik?
- Izradite nacrt na osnovu zakonskih zahteva i specifičnosti vaše firme
- Prilagodite ga vašoj delatnosti — IT firma i građevinska firma imaju različite tipove dokumentacije
- Direktor usvaja Pravilnik odlukom
- Upoznajte zaposlene sa odredbama Pravilnika
- Čuvajte Pravilnik i dostavite ga na uvid nadležnom arhivu po zahtevu
Veza sa ostalim obavezama
Pravilnik je deo šireg sistema zaštite dokumentacije koji obuhvata:
- Listu kategorija registraturskog materijala — klasifikacija i rokovi čuvanja
- Arhivsku knjigu — godišnja evidencija dokumentacije
- Imenovanje odgovornog lica — formalni akt
Svi ovi dokumenti zajedno čine kompletnu pravnu zaštitu vaše dokumentacije.
Kazne za nepostojanje Pravilnika
Ako arhivska inspekcija utvrdi da firma nema usvojen Pravilnik, kazne su:
- Pravna lica: 50.000 — 2.000.000 RSD
- Odgovorna lica: 5.000 — 150.000 RSD
Zaključak
Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala nije formalnost — to je osnova celokupnog sistema upravljanja dokumentacijom u vašoj firmi. Bez njega, sve ostale obaveze (arhivska knjiga, lista kategorija, uništavanje) nemaju pravni okvir.
Arhivix vam pomaže da implementirate sve što Pravilnik propisuje — od klasifikacije i čuvanja, do automatskog praćenja rokova i generisanja arhivske knjige. Probajte besplatno.
